Verein Regio Leiblachtal, Energieregion Leiblachtal - barrierefreie Version

Informationen

Vorlage an Gemeindevertretung, Landtag und Landesregierung
Der Landes-Rechnungshof berichtet der Gemeindevertretung gemäß Art. 70 Abs. 2 der Landesverfassung über seine Tätigkeit und die Ergebnisse seiner Prüfungen aus dem Bereich der Gemeinde. Der Bericht ist nach § 5a Abs. 2 des Gesetzes über den Landes-Rechnungshof auch der Landesregierung und dem Landtag zu übergeben sowie zu veröffentlichen.

Geprüfte Stellen
Verein Regio Leiblachtal, Verein Energieregion Leiblachtal sowie die Gemeinden Eichenberg, Hohenweiler, Hörbranz, Lochau und Möggers

Prüfzeitraum
2016 bis 2020
Fallweise wurde auch auf aktuelle sowie frühere Entwicklungen Bezug genommen.

Prüfgegenstand
Schwerpunkte der Prüfung waren Organisation, Aufgaben und finanzielle Situation der Vereine. Vertiefend analysierte der Landes-Rechnungshof Rechte und Pflichten in der Zusammenarbeit zwischen Vereinen und Gemeindegremien.

Prüfergebnis
Das Ergebnis der Prüfung wurde beiden Vereinen und den Gemeinden Eichenberg, Hohenweiler, Hörbranz, Lochau und Möggers am 22. Oktober 2021 zur Kenntnis gebracht. Für die geprüften Stellen gab der Obmann der Vereine am 25. Oktober 2021 eine Stellungnahme ab, die vom Landes-Rechnungshof in den Bericht eingearbeitet wurde.

Formale Aspekte
Im Bericht verwendete geschlechtsspezifische Bezeichnungen gelten grundsätzlich für Frauen und Männer. Gegebenenfalls wurden kaufmännische Auf- und Abrundungen vorgenommen.

Zusammenfassung

Vereinsorganisation neu aufstellen

Die Gemeinden Eichenberg, Hohenweiler, Hörbranz, Lochau und Möggers gründeten im Jahr 2013 den Verein Regio Leiblachtal, um die informelle Zusammenarbeit der Bürgermeistertreffen zu institutionalisieren. Über die grundsätzlichen Zielsetzungen des Vereins herrscht derzeit kein gemeinsames Verständnis. Für die Umsetzung des Konzepts, das Leiblachtal zur Energieregion zu entwickeln, wurde im Jahr 2014 ein weiterer Verein gegründet. Sowohl Vollversammlung als auch Vorstand beider Vereine sind mit den Bürgermeistern der Mitgliedsgemeinden besetzt. Auf Grund der Personenidentität in den Organen entlasten sie sich de facto selbst. Nur für zwei Bürgermeister liegen erforderliche Entsendungsbeschlüsse der Gemeindevertretung in die Vollversammlung vor. Statutenänderungen führten dazu, dass eine Vertretung nicht möglich ist. Dies und das festgeschriebene Einstimmigkeitsprinzip behindern die Handlungsfähigkeit der Vereine. In wesentlichen Bereichen weichen die Statuten von jenen anderer Regios ab. Zur besseren Einbindung von Gemeindevertretern sollte die Vollversammlung um Delegierte der Mitgliedsgemeinden erweitert werden. Das ermöglicht eine breite Abstimmung des Handlungsrahmens für den Vorstand und unterstützt eine vereinsinterne Kontrolle gegenüber diesem. In mehreren Fällen fasste die Vollversammlung notwendige Beschlüsse nicht.

Unstimmigkeiten führten zum Austritt einer Gemeinde

In den größeren Mitgliedsgemeinden wie Hörbranz besteht seit dem Jahr 2018 teils Unmut über die Organisation der Vereine. Genehmigte Jahresrechnungen wurden nur vereinzelt in Gemeinden zur Einsicht aufgelegt, Tätigkeitsberichte von Regio und Energieregion sind wenig aufschlussreich. Prüfungsausschüssen der Mitgliedsgemeinden kommt kein Recht zu, die gesamte Vereinsgebarung zu prüfen. Einige Gemeindevertreter forderten daher mehr Informations- und Mitsprachemöglichkeiten. Sie brachten verschiedene Aufsichtsbeschwerden ein. Auch unterzeichnete Hörbranz die Zielvereinbarung zwischen den Gemeinden und dem Land zur Erstellung eines regionalen räumlichen Entwicklungskonzepts für das Leiblachtal nicht. Daher konnte eine Regio-Förderung nicht lukriert werden. Die Gemeindevertretung Hörbranz beschloss, ab dem Jahr 2020 keine Mitgliedsbeiträge mehr zu entrichten. Solche sind jedoch vor allem für die Regio wichtig, da sie knapp die Hälfte der Einnahmen darstellen. Generell haben Mitglieder alles zu unterlassen, was Vereinsinteressen schadet oder die finanzielle Existenz der Vereine gefährdet. Die Marktgemeinde Hörbranz fasste weiters den Beschluss, mit Ende 2021 aus den Vereinen auszutreten. Die von ihr erst spät einberufene Schlichtungskommission soll über Unklarheiten wie ausstehende Beiträge entscheiden. Der Landes-Rechnungshof betont, dass eine handlungsfähige Gemeindekooperation wesentlich ist, um anstehende regionale Herausforderungen zu bewältigen.

In Vereinen Management aktiver wahrnehmen

In der Regio sind zwei Personen mit gesamt 140 Stellenprozent beschäftigt. Die Regio-Managerin war vor ihrer Anstellung im Jahr 2018 bereits drei Jahre auf Honorarbasis für beide Vereine tätig. Sie wurde u.a. als Geschäftsführerin angestellt und eingestuft, obwohl diese Aufgabe vom Vorstand ausgeführt wird. Ihr kommen auch keine entsprechenden Kompetenzen zu. Als Gemeindevertreterin nahm sie bei Abstimmungen Befangenheiten nicht wahr. Der Bedarf für das Beschäftigungsausmaß dieser Stelle wurde vorab nicht erhoben, orientierte sich aber an einer erwarteten Personalkostenförderung. Diese konnte jedoch nicht realisiert werden. Der bei der Regio angestellte Prozess- und IT-Manager ist zum größten Teil für Hörbranz tätig. Durch den Austritt der Marktgemeinde sind Inanspruchnahme und Verrechnung seiner Leistungen neu zu regeln. Dabei ist auf eine ausgeglichene und leistungsorientierte Kostentragung der Gemeinden zu achten. Um Finanzagenden regional zu bündeln, initiierte die Regio die Gründung der Finanzverwaltung Leiblachtal. Regio und Energieregion beteiligten sich an drei von der EU geförderten Projekten im Energie- und Sozialbereich. Mehrere Vorhaben wurden organisatorisch begleitet und koordiniert, jedoch ist die gesamtheitliche Steuerung ausbaufähig. Der Landes-Rechnungshof vermisst eine thematische Schwerpunktsetzung oder längerfristige Planung der Aktivitäten. Um nachhaltigen Nutzen für die Region sicherzustellen, ist zu entscheiden, ob und in welcher Form Vorhaben weitergeführt werden sollen. In der Energieregion fehlt seit Jahren eine inhaltliche Leitung und Weiterentwicklung. Regional und überregional sehr an Bedeutung gewinnende Themen im Bereich Klima und Energie sollten für das Leiblachtal verstärkt aufgegriffen werden.

Finanzieller Steuerung mehr Bedeutung beimessen

Beide Vereine führen eine einfache Rechnungslegung in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Jahresrechnungen, welche der Vollversammlung und den Gemeindevertretungen vorzulegen sind, stellten die tatsächlichen Vermögensverhältnisse nur teilweise ausreichend dar. Vor allem Darlehen und Forderungen sind nicht berücksichtigt. Die Buchführung wird von der Finanzverwaltung wahrgenommen und entspricht den geforderten Grundsätzen. Erst für die Jahre 2019 bzw. 2020 waren Budgets erstellt. Sie enthielten jedoch teilweise unrealistische Ansätze. Der finanziellen Planung und Steuerung wurde vom Vorstand zu wenig Bedeutung beigemessen. In der Regio stehen den Fixkosten für das Personal nicht ausreichende Einnahmen gegenüber. Kurzfristig waren mehrfach hohe Darlehensaufnahmen bei der Energieregion notwendig. Teilweise fehlten dafür erforderliche Beschlussfassungen. Gelder der Energieregion wurden somit nicht zur Erfüllung des Vereinszwecks verwendet. Ein kostendeckender Betrieb der Regio ist mittelfristig nur durch zusätzliche Förderungen, Beitragszahlungen aller Leiblachtalgemeinden oder eine deutliche Senkung der laufenden Kosten möglich.

Empfehlungen

01. Gemeinsames Zielbild für die Regio erarbeiten
02. Entsendungen der Delegierten in die Vollversammlung von jeweiliger Gemeindevertretung beschließen lassen
03. Statuten hinsichtlich Einstimmigkeitsprinzip, Vertretungsregelungen, Entlastung und Vereinssitz anpassen sowie Erweiterung der Vollversammlung um Delegierte jeder Gemeinde vorsehen
04. Rechnungsprüfer rechtmäßig bestellen, entlasten sowie Vier-Augen-Prinzip bei Rechnungsprüfung sicherstellen
05. In Statuten Pflicht zur Bezahlung des Mitgliedsbeitrags und zur Protokollierung der Sitzungen aufnehmen
06. Informationsfluss an Gemeindevertretung verbessern
07. Auszahlung der Mitgliedsbeiträge vom zuständigen Gemeindeorgan genehmigen lassen
08. Angleichung Stellenbeschreibung und Dienstvertrag für Regio-Management an tatsächlich durchzuführende Tätigkeiten anstreben
09. Führungsaufgaben gegenüber Personal der Regio wahrnehmen
10. Mehrjahresplanung und Schwerpunktsetzung der Vorhaben einführen
11. Abstimmung, Monitoring, Evaluierung und Entscheidungen über Weiterführung der Projekte als Steuerungsinstrumente ausbauen
12. Voraussetzung für regionales räumliches Entwicklungskonzept sicherstellen
13. In Sitzungen von Regio und Energieregion Themen anderer Einrichtungen weder beschließen noch protokollieren
14. In der Energieregion Aktivitäten zur Erreichung des Vereinszwecks setzen
15. Mittelfristige finanzielle Vorschau verbessern
16. Zeitgerechten Informationsfluss über erwartete Höhe der Mitgliedsbeiträge an Gemeinde sicherstellen
17. Jahresrechnung mit vollständiger Vermögensübersicht vorlegen
18. Angemessene Geschäftsordnung für Vorstand erarbeiten
19. Umsatzsteuervoranmeldungen und Rückzahlungsanträge durch Finanzverwaltung durchführen
20. Zukünftige Form der interkommunalen Zusammenarbeit für IT-Kompetenzstelle klären und Verrechnungsmodell anpassen

Kenndaten

1 Überblick

Die fünf Leiblachtalgemeinden gründeten in den Jahren 2013 bzw. 2014 die Vereine Regio und Energieregion. Derzeit besteht kein gemeinsames Verständnis über Zweck und Ziel der Regio. Für eine gute Zusammenarbeit ist jedoch eine einheitliche Auffassung aller Mitglieder unabdingbar. Die Gründung eines Vereins für spezifische Klima- und Energiethemen war sinnvoll. Angesichts langwieriger Streitigkeiten erklärte die Marktgemeinde Hörbranz den Austritt aus beiden Vereinen. Die Gemeinden im Leiblachtal arbeiten nicht nur in den Vereinen, sondern auch in mehreren anderen Kooperationen zusammen.

Die fünf Gemeinden Eichenberg, Hohenweiler, Hörbranz, Lochau und Möggers bilden gemeinsam das Leiblachtal. Die Region mit über 16.000 Einwohnern grenzt an den Bodensee und Deutschland. Um interkommunal besser zusammen zu arbeiten, gründeten die Gemeinden die Vereine Regio Leiblachtal (Regio) sowie Energieregion Leiblachtal (Energieregion). Anlass für die Prüfung des Landes-Rechnungshofs waren Vorwürfe bezüglich Vereinsorganisation, mangelndem Informationsfluss an Gemeindegremien sowie Projekten. Sie führten auch zu verschiedenen Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde.

Übersicht
Stand 2020

	Einwohner *	Fläche in km²	Bevölkderungsdichte pro km²	Vereine	Finanzkraft in Tsd. € **
Eichenberg	459	11,60	40	6	517
Hohenweiler	1382	8,43	164	13	1326
Hörbranz	7139	8,74	817	53	8067
Lochau	6798	10,26	662	30	6980
Möggers	568	11,43	50	10	602
Leiblachtal	16346	50,46	324	112	17492

 

* Stand 31. Dezember
** für das Jahr 2020
Quelle: Gemeinden Leiblachtal, Landesstelle Statistik; Berechnung Landes-Rechnungshof

Bereits vor Vereinsgründung kamen die fünf Bürgermeister der Leiblachtalgemeinden regelmäßig zu formlosen Treffen zusammen. Dabei besprachen sie verschiedene gemeindeübergreifende Themen. Im Jahr 2009 initiierte eine lokale Arbeitsgruppe eines EU-Förderprogramms, die Regionalentwicklung Vorarlberg eGen (Regionalentwicklung-V), das Projekt Comunis zur interkommunalen Zusammenarbeit. Ziel war neben der Standortentwicklung für Betriebe u.a. Potenziale der Gemeindezusammenarbeit auszuloten. Im Zuge dessen errichteten die Leiblachtalgemeinden im Jahr 2013 den Verein Regio, um die bislang informellen Zusammenkünfte zu institutionalisieren. Die Gemeinden wurden durch einstimmigen Beschluss der jeweiligen Gemeindevertretung Mitglied.

Statuten des gemeinnützigen Vereins legen fest:

1. Die Regio Leiblachtal verfolgt den Zweck der überparteilichen Förderung und Mitgestaltung der künftigen Entwicklungen des regionalen Lebensraums Leiblachtal sowie seiner Mitglieder in sozialer und gesellschaftlicher, ökologischer, wirtschaftlicher, raumplanerischer sowie kultureller Hinsicht; im Besonderen die Stärkung des Regionsbewusstseins und des gemeinsamen Auftritts als Region.

2. Hiezu übernimmt der Verein die Agenden der gemeindeübergreifenden sowie der interkommunalen Zusammenarbeit gemäß dem bereits erarbeiteten Entwicklungskonzept „Comunis Leiblachtal“ mit dem Ziel der bestmöglichen Nutzung von Synergien und Ressourcen, der Sicherung der Qualität regionaler Dienstleistungen sowie der Finanzoptimierung. Diese Agenden verfolgt der Verein insbesondere in den Bereichen Wirtschaftsentwicklung, Wohnraumentwicklung, Standortmarketing, Energiemanagement, Infrastruktur und Verwaltung, Tourismus sowie Bildung.

Die Mehrheit der Bürgermeister gab an, dass sie den Zweck des Vereins vorrangig in der Erleichterung der gemeindeübergreifenden Zusammenarbeit und einer Plattform zum direkten Austausch sehen. Aus ihrer Sicht stehen die im Entwicklungskonzept formulierten Handlungsfelder wie Wirtschaftsentwicklung oder Standortmarketing nicht im Vordergrund. Einige Bürgermeister erwarten hingegen darüber hinaus eine systematische und professionelle Entwicklung der Region.

Neben dem Vereinszweck leitet sich aus Vorgaben des Landes die Aufgabe für den Verein ab, ein regionales räumliches Entwicklungskonzept (regREK) für das Leiblachtal in enger Abstimmung mit Gemeinden und Land zu erstellen und umzusetzen. Dieses dient als umfassender strategischer Rahmen für die Entwicklung der Talschaft und als gemeindeübergreifender abgestimmter Handlungsrahmen. Ein regREK bildet die Grundlage für die Überarbeitung der räumlichen Entwicklungspläne der Gemeinden.

Auf Initiative des Energieinstituts Vorarlberg nahmen die Gemeinden des Leiblachtals im Jahr 2013 am Förderprogramm Klima- und Energie-Modellregion des Klima-Energiefonds teil. Letzterer wird aus Mitteln des Bundes finanziert. Projekte zur Umsetzung einer nachhaltigen und klimaschonen-den Energieversorgung sollen damit gefördert werden. Für das Leiblachtal wurde im Zuge dessen ein Umsetzungskonzept als Energieregion erarbeitet. Dieses enthielt u.a. ein Energieleitbild und einen Maßnahmenplan. Fachlich unterstützte ein beauftragter Klima- und Energiemanager das Projekt. Zur Durchführung der geplanten Maßnahmen und zur finanziellen Abwicklung gründeten die fünf Leiblachtalgemeinden im Jahr 2014 einen eigenen Verein, die Energieregion. Nach Auskunft der Bürgermeister waren dafür steuerliche Gründe ausschlaggebend.

Die Vereinsstatuten setzen Folgendes fest:

1. Der Verein ist nicht auf Gewinn gerichtet und verfolgt die Zwecke:
– Unterstützung der klima-energiepolitischen Ziele des Landes und der Gemeinden des Leiblachtals
– Förderung der regionalen Energieautonomie
– Entwicklung und Umsetzung von Projekten zur Energieeinsparung, Energieeffizienz und zur Steigerung des Anteils an erneuerbaren Energieträgern in der Region möglichst mit Einbindung von BürgerInnen und regionalen Institutionen
– Aufbau von Kooperationen mit Partnern aus Wirtschaft, Verwaltung und Wissenschaft zur effektiven Umsetzung der Ziele auf regionaler Ebene
– Akquirieren von Fördermitteln bei Land, Bund und EU
– Kommunikation und Vertretung der regionalen energiepolitischen Interessen in unterschiedlichen Gremien
– Erarbeitung der Rahmenbedingungen

2. Ein sich allenfalls ergebender Gewinn wird zur Erreichung der Vereinszwecke verwendet.
Nach Auskunft mehrerer Bürgermeister liegt der Fokus dabei auf Einbindung und Bewusstseinsstärkung der Bevölkerung für Energiethemen.

Die Gemeindevertretung der Marktgemeinde Hörbranz beschloss im Juni 2021 aus den Vereinen Regio und Energieregion auszutreten. Daraufhin erklärte der Bürgermeister gegenüber dem Vereinsobmann den Austritt per Ende des Jahres. Hintergrund waren Veränderungen der politischen Machtverhältnisse sowie Streitigkeiten und Uneinigkeiten in den letzten Jahren über Führung und Struktur der Vereine.

Im Leiblachtal kooperieren die Gemeinden in mehreren Bereichen. Beispielsweise nutzen sie die Dienstleistungen der Finanzverwaltung Leiblachtal, einem Gemeindeverband. Sie sind auch in einem Sozialsprengel zusammengeschlossen. Dieser gemeinnützige Verein verfolgt u.a. den Zweck, die leiblachtalweite Zusammenarbeit im Sozial- und Gesundheitsbereich zu fördern. Die Gemeinden kooperieren ebenfalls im Musikschulwesen. Der hierfür eingerichtete Verein führt die Musikschule Leiblachtal und fördert das Musikinteresse in der Region. Weiters besteht mit dem Abwasserverband Leiblachtal (ARA) ein kommunaler Zusammenschluss zur Beseitigung und Reinigung von Abwässern in Form einer Körperschaft öffentlichen Rechts. Sämtliche dieser Kooperationen haben ihren Sitz in Hörbranz. Im Prüfzeitraum war der jeweilige Bürgermeister als einer der Vertreter in diese Zusammenschlüsse entsendet.

Das Land fördert Regios als gemeindeübergreifende Kooperationen in regionalen Zusammenschlüssen. Grundlage dafür bildet die Richtlinie über die Förderung von Regios, geltend ab dem Jahr 2018. Darin ist eine Basisförderung vorgesehen. Voraussetzungen sind u.a. eine gemeinsame Geschäftsstelle mit Regionalmanagement und die Erstellung eines regionalen Gesamtentwicklungskonzepts (regGEK) oder eines regREK. Hierfür ist eine Zielvereinbarung zwischen Land und den kooperierenden Gemeinden abzuschließen. Die Förderperiode beträgt jeweils drei Jahre. Der Grundförderungssatz beläuft sich jährlich auf € 60.000 zuzüglich eines Zuschlags von grundsätzlich € 2.000 je stimmberechtigter Mitgliedsgemeinde. Die Zuschüsse pro Jahr dürfen jedoch insgesamt 70 Prozent der jährlichen Ausgaben nicht überschreiten, welche die Regio zur Finanzierung ihrer Grundstruktur im Regionalmanagement aufwendet.

Darüber hinaus besteht für Formen regionaler Zusammenarbeit die Möglichkeit einer Anschubförderung aus Bedarfszuweisungsmitteln gemäß Finanzausgleichsgesetz 2017. Das Land unterstützt derart den Personal- und Sachaufwand von Gemeindekooperationen und -fusionen. Diese Förderung ist degressiv, beginnend mit 60 Prozent der Personal- und Betriebsaufwendungen und endet nach fünf Jahren. Zudem können 50 Prozent der Entwicklungskosten neuer Gemeindekooperationen gefördert werden. Für die Regio wurden auf Basis dieser Richtlinie sowohl Personal- als auch Gründungskosten gefördert.

Für bestimmte Projekte der beiden Vereine bestehen weitere Fördermöglichkeiten, wie LEADER, ein Maßnahmenprogramm der Europäischen Union. Dieses wird teilweise durch Bund und Länder mitfinanziert. Innovative Projekte zur Entwicklung des ländlichen Raums werden bis zu 80 Prozent unterstützt. Sie sollen von regionalen Akteuren selbst entwickelt werden. Das Management für diese Programme übernimmt eine der zwei lokalen Arbeitsgruppen in Vorarlberg, die Regionalentwicklung-V. Diese Genossenschaft, bei welcher die Regio Mitglied ist, agiert als Entscheidungsstelle und unterstützt Förderwerber bei Anträgen und Durchführung der Projekte.

Eine weitere Projektförderung aus Mitteln der Europäischen Union ist das Kooperationsprogramm Alpine Space. Dieses unterstützt transnationale Projekte im Alpenraum. Der Kofinanzierungssatz für Partner aus Österreich beträgt bis zu 85 Prozent je Projekt.

Die Errichtung der Regio in Form eines Vereins entspricht der dafür in Vorarlberg vorherrschenden Rechtsform. Aus Sicht des Landes-Rechnungshofs war die Gründung eines weiteren Vereins mit spezifischen Zielsetzungen im Bereich Klima und Energie zur Erfüllung des bereits ausgearbeiteten Energiekonzepts zum damaligen Zeitpunkt zweckmäßig.

Unstimmigkeiten und der daraus folgende Austritt der Marktgemeinde Hörbranz beeinträchtigten die Handlungsfähigkeit der Vereine, insbesondere in den letzten Jahren. Die amtierenden Bürgermeister vertreten eine unterschiedliche Auffassung hinsichtlich Zweck und grundsätzlicher Zielsetzungen der Regio. Der Landes-Rechnungshof weist darauf hin, dass als Basis für eine zielführende und zukunftstragende Zusammenarbeit der Gemeinden ein gemeinsames Verständnis über Vereinszweck, Aufgabenschwerpunkte und deren Umsetzung unabdingbar ist. Die Herstellung eines abgestimmten Zielbilds und eine allenfalls entsprechende Anpassung des Zwecks sind für die Regio erforderlich.

Der Landes-Rechnungshof begrüßt die grundsätzliche Kooperationsbereitschaft, welche in unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit zum Ausdruck kommt. Zwischen diesen und dem Verein Regio ist eine thematische Abgrenzung nicht immer eindeutig. Dies erfordert eine gute Abstimmung zwischen den Akteuren.

Unterstützungsmöglichkeiten für die Vereine und deren Projekte sind grundsätzlich vielfältig. Um diese optimal auszuschöpfen, bedarf es neben fundierten Kenntnissen von Förderlandschaft und -gegenstand auch einer professionellen Umsetzung des Förderprozesses. Vor allem die Basisförderung für Regios stellt eine wichtige Finanzierungsquelle dar, um Vereinsaufgaben erfüllen zu können.

Empfehlung

01. Gemeinsames Zielbild für die Regio erarbeiten

2 Organisation

2.1 Struktur

Vollversammlung und Vereinsvorstand sind mit den Bürgermeistern besetzt. Eine Erweiterung der Vollversammlung um Delegierte der Mitgliedsgemeinden ist ziel-führend. Sie ermöglicht eine breite Abstimmung des Handlungsrahmens für den geschäftsführenden Vorstand und zudem dessen rechtmäßige Entlastung. Dennoch hat die Einbindung der Gemeindevertretung auf den gesetzlichen Rahmen beschränkt zu bleiben. Einstimmigkeitsprinzip und fehlende Vertretungsregelungen blockieren die Handlungsfähigkeit. Die Möglichkeit zur Streitschlichtung wurde erst spät eingeleitet. Dem Prüfungsausschuss einer Gemeinde kommt keine Prüfkompetenz für die gesamte Vereinsgebarung zu.

In der Vollversammlung vertreten die Bürgermeister ihre Mitgliedsgemeinden. Nur zwei von ihnen wurden von der Gemeindevertretung in Regio und Energieregion entsendet. Der Vorstand führt die Geschäfte der Vereine. Beide Organe sind mit denselben Personen besetzt. Die Statuten sind mit Ausnahme des Vereinszwecks inhaltsgleich. Eine Rechnungsprüfung wurde nicht jedes Jahr durchgeführt.

Sitz beider Vereine ist gemäß Statuten und Vereinsregister die Marktgemeinde Hörbranz. Allerdings organisiert und leitet der Vorstand von dort aus weder die Vereinstätigkeit, noch befindet sich an diesem Ort die Geschäftsstelle. Sowohl Beitritts- als auch Austrittsbeschluss in die Vereine sind von der jeweiligen Gemeindevertretung zu fassen.

Die Beschlussfähigkeit von Vollversammlung und Vorstand liegt vor, wenn alle Mitglieder eingeladen und anwesend sind. Jeder Gemeinde bzw. jedem Vorstandsmitglied kommt eine Stimme zu. In beiden Organen müssen sämtliche Beschlüsse einstimmig gefasst werden. Dies soll nach Angaben der Bürgermeister verhindern, dass über die kleineren Gemeinden hinweg entschieden werden kann. Im Prüfzeitraum war bei mehreren Sitzungen die Beschlussfähigkeit der Regio Organe nicht gegeben, dennoch wurde abgestimmt.

Statutenänderungen gab es im Prüfzeitraum in der Regio in den Jahren 2015 und 2019, wobei es sich bei Letzterer um eine Richtigstellung handelte. Das Regelwerk der Energieregion wurde im Jahr 2017 in gleicher Weise überarbeitet. Beispielsweise entfielen Vertretungsregelungen für Vorstand und Vollversammlung. Die Bestimmungen in den Statuten legen fest, dass Änderungen von Mitgliedsgemeinden entsprechend der gemeinderechtlichen Zuständigkeit genehmigt werden müssen. Aus den Protokollen der Gemeindegremien sind keine diesbezüglichen Beschlussfassungen ersichtlich.

Nach den aktuellen Statuten beider Vereine besteht die Vollversammlung als oberstes Vereinsorgan aus den gemäß Gemeindegesetz entsendeten Bürgermeistern der Mitgliedsgemeinden sowie den außerordentlichen Mitgliedern. Letztere verfügen über kein Stimmrecht und werden nach Antrag sowie Motivationsschreiben mit Beschluss der Vollversammlung aufgenommen. Mit Stand Juli 2021 verzeichnete die Regio acht Gemeindevertreter aus zwei Gemeinden als außerordentliche Mitglieder.

Laut den Bestimmungen des Gemeindegesetzes vertritt der Bürgermeister die Gemeinde nach außen. Dies umfasst jedoch nicht die Vertretung der Gemeinde in Organen von Vereinen. Der Bürgermeister muss von der Gemeindevertretung per Beschluss in die Vollversammlung entsendet werden, um dort namens der selbst nicht handlungsfähigen juristischen Person – der Gemeinde – auftreten zu können. Als deren Vertreter ist er überdies an die Beschlüsse des nach der gemeinderechtlichen Aufgabenverteilung zuständigen Organs gebunden. Nur Eichenberg und Hohenweiler entsendeten ihre Bürgermeister als legitimierte Delegierte in beide Vereine. Im Prüfzeitraum tagte die Vollversammlung der Regio zumindest einmal jährlich, in der Energieregion unterblieb eine vorgegebene Einberufung im Jahr 2016.

Der Vollversammlung obliegt die Beschlussfassung in allen Aufgabenbereichen der Vereine, soweit diese nach den Statuten oder dem Vereinsgesetz nicht ausdrücklich einem anderen Organ vorbehalten ist. Beispielsweise hat sie die weiteren Vereinsorgane zu wählen und Statutenänderungen vorzunehmen. Darüber hinaus sind von ihr das Budget und die Jahresrechnung, welche in den Statuten Voranschlag und Rechnungsabschluss genannt werden, sowie der Abschluss von Dauerschuldverhältnissen zu beschließen. Darunter fallen u.a. Darlehens- oder Dienstverträge. Für den Prüfzeitraum liegen diesbezüglich nicht alle Beschlüsse vor. In der Regio fehlen für die Jahre 2019 und 2020 jene des Budgets. Im Jahr 2017 wurde die Jahresrechnung nicht genehmigt.

Aufgabe der Vollversammlung ist, die Organe zu entlasten. Mit diesem Beschluss billigt sie die Verwaltung und Führung des Vereins und verzichtet auf allfällige Ersatzansprüche. Für die Jahre 2016 und 2017 sind den Protokollen beider Vereine keine entsprechenden Beschlüsse zu entnehmen. Zumindest für die nächsten beiden Jahre wurde der Vorstand der Regio einstimmig von der Vollversammlung entlastet, jener der Energieregion für das Jahr 2018.

Der Vorstand ist das Leitungsorgan des Vereins. Sowohl in der Regio als auch in Energieregion besteht er aus den Bürgermeistern der Mitgliedsgemeinden. Somit sind die stimmberechtigten Personen in Vollversammlung und Vorstand ident. Die Funktionsdauer beträgt zwei Geschäftsjahre, Obmann und höchster Vereinsfunktionär ist jeweils ein Bürgermeister in der laut Statuten vorgesehenen Reihenfolge. Anders als in die Vollversammlung ist in den Vorstand keine Entsendung der Bürgermeister erforderlich. Während diese die Gemeinden in der Vollversammlung auf Grund ihrer Entsendung vertreten, werden sie im Vorstand als physische Person tätig. Gemeindeorgane können den Vorstandsmitgliedern keine Anordnungen erteilen. Das Leitungsorgan wurde im Prüfzeitraum statutengemäß von der Vollversammlung gewählt und ist an deren Weisungen gebunden.

Der Vorstand vertritt den Verein nach außen. Des Weiteren obliegen ihm Geschäftsstellenleitung, laufende Verwaltung sowie Geschäftsführung, welche ausnahmslos von diesem wahrgenommen wird. Dabei ist von einer Gesamtgeschäftsführung aller Vorstandsmitglieder auszugehen. Eine Regelung, wonach das Leitungsorgan eine Geschäftsführung bestellen kann, enthalten die Statuten nicht.

Aufgabe des Vorstands ist u.a. die Finanzierung der Vereinsgeschäfte zu sichern. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben hat er ein den Anforderungen des Vereins entsprechendes Rechnungswesen einzurichten und dieses zu überwachen. Auch die Rechnungslegung fällt in seine Gesamtverantwortung. Zum Ende des Rechnungsjahrs hat er eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen. Er ist verpflichtet, in der Vollversammlung über die Tätigkeit und finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren. Der Vorstand der Regio kam im Prüfzeitraum insgesamt 48-mal zusammen, jener der Energieregion tagte 15-mal. Die meisten Sitzungen wurden in den Jahren 2018 und 2019 abgehalten.

Rechnungsprüfer sind in beiden Vereinen als Organ vorgesehen und unentgeltlich tätig. Sie haben die Finanzgebarung im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu prüfen. Die Bestellung von mindestens zwei Personen hat grundsätzlich durch den Vorstand zu erfolgen, deren vorherige Auswahl obliegt der Vollversammlung. Eine Entsendung in das Organ ist nicht notwendig. Da zumindest die Statuten der Regio die Dauer ihrer Funktionsperiode nicht regeln, ist jedes Jahr eine Neuwahl erforderlich. Die Rechnungsprüfung ist jährlich innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorzunehmen. Der Vorstand hat dazu die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Diesem kommt eine Berichtigungspflicht bei hingewiesenen Gebarungsmängeln zu.

Aus den Protokollen kann eine rechtmäßige Wahl nicht nachvollzogen werden. Nach deren eigenen Angaben war nicht allen Rechnungsprüfern ihre Rolle bekannt. Sie waren im Prüfzeitraum weder bei den Sitzungen der Vollversammlung noch des Vorstands anwesend. Eine Entlastung der Rechnungsprüfer erfolgte nicht. In der Vollversammlung vom Juni 2021 wurde festgelegt, dass jede Gemeinde einen Rechnungsprüfer bestellen kann.

Die Rechnungsprüfung beider Vereine für die Jahre 2016 und 2017 wurde im Jahr 2018 vorgenommen und in einem gemeinsamen Bericht dokumentiert. Teilweise führte nur eine Person die Prüfungshandlungen durch. Den Prüfern wurden jeweils die Belegsammlung und eine Excel-Datei vorgelegt, aus welcher die Einnahmen und Ausgaben im Detail sowie das Vermögen erkennbar waren. Zum größten Teil nahmen die Prüfer auf Grund des geringen Belegumfangs eine vollständige Sichtung vor. Die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht einschließlich Vermögensaufstellung in der an die Gremien weitergeleiteten Form wurde ihnen nicht vorgelegt. Die Prüfer gaben in den Berichten wesentliche Empfehlungen zur Verbesserung der Transparenz ab. Beispielsweise wurde von ihnen mehrfach angemerkt, dass bei größeren Zahlungen Protokollauszüge mit den jeweiligen Beschlüssen beigelegt werden sollten. In einer stichprobenartigen Analyse konnte der Landes-Rechnungshof nur in einem Fall eine derartige Beilage vorfinden.

Grundsätzlich haftet ein Verein für Verbindlichkeiten mit seinem Vermögen. Nur in bestimmten Fällen können Mitglieder und Organwalter dafür herangezogen werden, beispielsweise bei nicht fristgerechter Antragstellung im Fall einer Insolvenz oder bei qualifizierter Unterkapitalisierung. Unentgeltlich tätige Organwalter, wie Vorstandsmitglieder und Rechnungsprüfer von Regio und Energieregion, haften generell nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Laut Statuten beider Vereine ist im Anlassfall eine Schlichtungskommission einzurichten. Sie dient der außergerichtlichen Beilegung von vereinsinternen Rechtsstreitigkeiten, der Streitschlichtung zwischen Vereinsmitgliedern und dem Verein sowie den Mitgliedern untereinander, aber auch der Auslegung unklarer Vereinsstatuten. Eine allfällige Anrufung der ordentlichen Gerichte ist erst möglich, wenn sechs Monate nach Einleitung des Verfahrens keine Entscheidung vorliegt oder diese angefochten wird.

Nach der Austrittserklärung der Marktgemeinde Hörbranz gab diese dem Obmann die Einberufung der Schlichtungskommissionen der beiden Vereine bekannt. Sie sollen insbesondere über rechtliche Unklarheiten hinsichtlich Mitgliedsbeiträgen entscheiden.

Die Statuten der Vereine sehen keine Bestellung eines Aufsichtsorgans oder Überwachungsbefugnisse der Rechnungsprüfer vor. Der Wirkungsbereich des Prüfungsausschusses umfasst auch bei einer Prüfbefugnis für wirtschaftliche Unternehmungen wie einem Verein nur jenen der eigenen Gemeinde. Damit kann dieser Ausschuss einer einzelnen Gemeinde nicht die gesamte Gebarung eines Vereins mit mehreren Mitgliedsgemeinden überprüfen. Der Bezirkshauptmannschaft als Vereinsbehörde kommt die Zuständigkeit in verwaltungspolizeilichen Angelegenheiten des Vereinsgesetzes zu. Dies umfasst z.B. Entscheidungen über Vereinsgründung, Führung des Vereinsregisters sowie Verfolgung von Verwaltungsübertretungen nach diesem Gesetz.

Gemeindevertreter aus Hörbranz brachten seit dem Jahr 2018 mehrere Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde ein. Hauptkritikpunkte waren die Budgetierung und Beschlussfassung von Seiten der Gemeinde, die Interpretation des Inhalts der Vereinsstatuten sowie die Rechtmäßigkeit der Rechnungslegung. Ein weiteres Anliegen war, dass der Prüfungsausschuss Einsicht in Unterlagen der Vereine nehmen kann. Hinsichtlich ihrer Fragen zu den Statuten wurden sie mehrfach auf die Zuständigkeit der Schlichtungsstelle hingewiesen.

Der Landes-Rechnungshof kritisiert, dass einzelne Gemeinden im Prüfzeitraum mangels Entsendung der Bürgermeister in der Vollversammlung von Regio und Energieregion nicht rechtmäßig vertreten waren.

Auf die Einhaltung der Statuten wurde in beiden Vereinen zu wenig Wert gelegt. Weiters sind deren Änderungen nach Ansicht des Landes-Rechnungshofs satzungswidrig, da die darin verankerten Genehmigungen durch die Gemeinde fehlen. Mangels gerichtlicher Anfechtung innerhalb der im Vereinsgesetz vorgegebenen Jahresfrist ist jedoch von deren Gültigkeit auszugehen. Der jeweilige Vereinssitz ist in den Statuten entsprechend richtigzustellen. Vorgaben zur Beschlussfähigkeit wurden in der Regio nicht durchgehend eingehalten.

Das durchgängig bestehende Einstimmigkeitsprinzip und die darüber hinaus fehlenden Vertretungsregelungen bewertet der Landes-Rechnungshof als wenig praktikabel, da dies zur Handlungsunfähigkeit führt. Entgegen der Bedenken einiger Bürgermeister wäre seiner Ansicht nach bei der derzeitigen Stimmengewichtung auch bei einem Mehrheitsprinzip ein Schutz der drei kleineren Gemeinden möglich. Darüber hinaus können je nach Abstimmungsgegenstand unterschiedliche Beschlussquoren vorgesehen werden. Diesbezüglich weichen die Statuten der geprüften Vereine stark von jenen anderer Regios in Vorarlberg ab. Bei diesen sind Beschlüsse mit einfacher bzw. qualifizierter Mehrheit, z.B. bei Statutenänderungen, vorgesehen.

Mängel erkennt der Landes-Rechnungshof in der Entlastung der Vereinsorgane. Jene des Vorstands wurde nicht in allen Jahren vorgenommen. Im Übrigen führte die Personenidentität in Vollversammlung und Vorstand sowie die praktische Handhabung dazu, dass sich antragstellende Personen selbst entlasteten. Die unterschiedlichen Funktionen dieser beiden Organe sind im Vereinsleben strikt auseinanderzuhalten. Um die Kontrollfunktion und Weisungsbefugnis gegenüber dem Vorstand zu stärken und Funktionskollisionen zu vermeiden, ist es zielführend, die Vollversammlung entsprechend zu erweitern. Darin sollten von jeder Mitgliedsgemeinde weitere Delegierte vertreten sein. Somit könnte u.a. die Einbindung von Gemeindevertretern in eine strategische Mehrjahresplanung erreicht werden, welche als breit abgestimmter Handlungsrahmen für den Vorstand dient. Im Sinne der Vereinsautonomie sollte der Einfluss einer Gemeinde nicht über das gesetzlich Notwendige hinausgehen.

In Regio und Energieregion wurden zwar Rechnungsprüfer hinzugezogen, aber sowohl deren Bestellung als auch die konkrete Vorgehensweise bei der Prüfung entsprachen nicht den rechtlichen Vorgaben. Der zwingende Einsatz von zumindest zwei Rechnungsprüfern ist ein Ausfluss des Vier-Augen-Prinzips, um eine wechselseitige Kontrolle zu gewährleisten. Da Rechnungsprüfer in den Statuten als Organ geführt sind, ist aus Haftungsgründen auch deren Entlastung vorzunehmen.

Der Landes-Rechnungshof beanstandet, dass die Möglichkeit zur Klärung von Verpflichtungen durch die Schlichtungsstelle erst spät – trotz mehrfachem Hinweis der Aufsichtsbehörde und nach Austrittserklärung von Hörbranz – in Anspruch genommen wurde.

Empfehlung

02. Entsendungen der Delegierten in die Vollversammlung von jeweiliger Gemeindevertretung beschließen lassen
03. Statuten hinsichtlich Einstimmigkeitsprinzip, Vertretungsregelungen, Entlastung und Vereinssitz anpassen sowie Erweiterung der Vollversammlung um Delegierte jeder Gemeinde vorsehen
04. Rechnungsprüfer rechtmäßig bestellen, entlasten sowie Vier-Augen-Prinzip bei Rechnungsprüfung sicherstellen

2.2 Ausgewählte Aspekte

In den Gemeinden ist die Auszahlung der Mitgliedsbeiträge vom zuständigen Gemeindeorgan zu genehmigen. Hörbranz bezahlt seit dem Jahr 2020 keine Beiträge mehr. Der Landes-Rechnungshof weist darauf hin, dass Vereinsmitglieder der Treuepflicht unterliegen. Sie haben Zweck und Interessen des Vereins zu fördern. In Hörbranz und Lochau forderten Mitglieder der Gemeindevertretung mehr Information und Mitsprache. Jahresrechnungen der Vereine wurden teilweise nicht zur Einsicht in den Gemeinden aufgelegt, Tätigkeitsberichte waren wenig aufschlussreich. Eine regelmäßige, aussagefähige Berichterstattung sorgt für Transparenz und schafft Vertrauen. Informationen über die Vereine sind auch öffentlich verfügbar, die Website ist verbesserungsfähig.

Mitgliedsbeiträge sind eine wesentliche Einnahmequelle für Regio und Energieregion. Im Zusammenhang mit deren Einhebung bestehen Unklarheiten. Informationspflichten sind in den Statuten verankert. Gemeindevertreter forderten vermehrten Einblick.

Laut Statuten leisten die ordentlichen Mitglieder Beiträge zum Aufwand der Vereine im Verhältnis der Einwohnerzahl. Zudem entrichten sie auf Verlangen Vorschüsse auf den zu erwartenden Beitrag gegen nachträgliche Verrechnung. Eine explizite Pflicht zur Bezahlung von Mitgliedsbeiträgen ist in den Statuten nicht festgeschrieben, auch nicht deren Höhe. Nach Angaben mehrerer Bürgermeister wurde im Rahmen der Beitrittserklärungen ein Höchstbetrag von vier Euro genannt, ein konkreter Betrag kann den Protokollen der jeweiligen Gemeindevertretungen jedoch nicht entnommen werden. Die Statuten regeln weiters, dass die Beschlüsse der Vollversammlung über die Beiträge bzw. Vorschüsse von den Mitgliedsgemeinden gemäß Gemeindegesetz genehmigt werden müssen. Ein sich allenfalls ergebender Gewinn darf nicht an die Mitglieder ausgeschüttet werden und ist nur zur Erfüllung und Verfolgung des Vereinszwecks zu verwenden.

Die Vollversammlungen setzten im Prüfzeitraum rechtmäßig die Höhe der Mitgliedsbeiträge fest. Deren Vorschreibung erfolgt halbjährlich. Über Vorschüsse ist den Protokollen keine Beschlussfassung zu entnehmen.

In den Gemeinden ist eine Genehmigung durch das entsprechende Gemeindeorgan Voraussetzung für die Auszahlung von Mitgliedsbeiträgen. Deren Berücksichtigung in den jeweiligen Gemeindevoranschlägen bedeutet eine Reservierung der Mittel, jedoch keine Ermächtigung, diese auszuzahlen. Die Zuständigkeiten richten sich hierbei nach den gemeinderechtlich festgelegten Wertgrenzen. In den Protokollen der Gemeindegremien sind keine entsprechenden Deckungsbeschlüsse dokumentiert. Für Hörbranz und Lochau waren sie für beide Vereine vom Gemeindevorstand zu fassen. In den anderen Gemeinden konnten die Zahlungen größtenteils durch den Bürgermeister angewiesen werden.

Als Folge mehrfacher Kritik der Hörbranzer Gemeindevertretung genehmigte diese den Voranschlag 2019 nur mit der Auflage, dass die vorgesehenen Mittel für die Vereine von der Gemeindevertretung freizugeben sind. Auch die Lochauer Gemeindevertretung beschloss Ende 2020, dass die Mitgliedsbeiträge nur nach deren Genehmigung bezahlt werden dürfen. Die für derartige Zuständigkeitsübertragungen notwendigen Rechtsverordnungen wurden nicht erlassen. Darüber hinaus kann eine solche Übertragung nur erfolgen, sofern eine Befassung durch das oberste Gemeindeorgan auf Grund wesentlicher Bedeutung gerechtfertigt ist.

Die Marktgemeinde Hörbranz zahlt unter Berufung auf einen Beschluss der Gemeindevertretung seit dem Jahr 2020 keine Mitgliedsbeiträge für die Regio mehr. Der Obmann mahnte die ausstehenden Beträge Ende 2020 sowie Anfang 2021 schriftlich ein, eine Zahlung wurde jedoch nicht getätigt. Zudem forderte die Gemeinde über Antrag der Gemeindevertretung im Juni 2020 einen Teilbetrag des Regio-Mitgliedsbeitrags für das Jahr 2019 zurück und verlangte die teilweise Auszahlung des Überschusses aus der Energieregion.

Der Obmann richtete daraufhin an die Gemeinde ein Schreiben mit dem nochmaligen Ersuchen, die offenen Beträge zu begleichen oder sich mit einem Rücktritt aus den Vereinen auseinanderzusetzen. Ebenfalls merkte er darin an, dass Parteipolitik aus der Regio herauszuhalten sei. Im Juni 2021 konnten die Mitglieder der Vereine mangels Einstimmigkeit keine Festsetzung der Mitgliedsbeiträge beschließen. Dennoch wurde den Gemeinden deren Zahlung im Juli 2021 vorgeschrieben. Nach Information des Obmanns stornierten Regio und Energieregion im Zuge der Prüfungshandlungen des Landes-Rechnungshofs die Vorschreibungen und überwiesen die eingezahlten Beiträge an die Mitgliedsgemeinden zurück.

Die Statuten regeln, dass der Rechnungsabschluss bzw. die Jahresrechnung der Vereine in den Gemeinden zur Einsicht durch die Gemeindevertretung aufzulegen ist. Ferner sollen zur Erreichung des Vereinszwecks Veranstaltungen zur Präsentation von Vorhaben insbesondere gegenüber der Gemeindevertretung durchgeführt werden. Es gibt kein allgemeines Auskunftsrecht einzelner Vereinsmitglieder außerhalb der Vollversammlung.

Der Verpflichtung, Jahresrechnungen in den Gemeindeämtern aufzulegen, wurde zum Teil erst nach Anfrage von Gemeindemandataren nachgekommen. Im Prüfzeitraum berichteten die Bürgermeister fallweise über Projekte und weitere Aktivitäten der Vereine in Sitzungen von Gemeindegremien.

Regio und Energieregion erstellten jährlich je einen Bericht über ihre Aktivitäten im vorangegangenen Vereinsjahr. Darin wurden jeweils behandelte Themen oder Projekte als Schlagworte ohne weitere Beschreibung aufgelistet. Sie umfassten Vorhaben wie die Gründung von Verwaltungskooperationen oder den Lehrbienenstand, nannten aber auch Vereinsmitgliedschaften oder den Begriff Verwaltungsarchiv. Als Tätigkeiten der Regio erfasst waren auch Angelegenheiten, die vom Vorstand bezüglich der ARA, des Sozialsprengels und der Musikschule behandelt wurden. Teilweise fanden sich gleichlautende Punkte in den Berichten beider Vereine wieder, beispielsweise Solar-Check oder das Carsharing-Modell. Inhaltliche Erläuterungen waren nur im Jahr 2018 enthalten. In mehreren Gemeinden behandelten die Gemeindevertretungen die Tätigkeitsberichte. Jene von Hörbranz und Lochau forderten vermehrten Einblick in die Vereine.

Eine Regio-Managerin protokollierte die Sitzungen des Vorstands und der Vollversammlung von Regio und Energieregion. Für Ersteren wurde die Anwesenheit nicht immer dokumentiert. Eine Pflicht zur Protokollierung von Wahlen und Beschlüssen ist in den Statuten nicht geregelt.

Informationen über die Vereine sind auch öffentlich zugänglich. In den Gemeindezeitungen der Mitgliedsgemeinden, vor allem von Hörbranz, wird regelmäßig über deren Aktivitäten berichtet. Die Regio ist in sozialen Medien vertreten und unterhält eine eigene Website. Auf dieser sind u.a. Angaben zu Struktur und Statuten sowie Jahresrechnungen, Tätigkeitsberichte und Protokolle der Vollversammlung ab dem Jahr 2018 abrufbar. Für die Regio sind drei Projekte angeführt – das regREK, die Mitarbeit im Projekt Nachnutzung Salvatorkolleg Hörbranz sowie die Mitgliedschaft in der Kulturinitiative Gwiggen. Für die Energieregion sind mehrere Projekte genannt. Die Navigation erschwert die Auffindbarkeit der Inhalte.

Im Vergleich zu Regelungen anderer Regios ist in den Vereinsstatuten keine Pflicht zur Bezahlung der Mitgliedsbeiträge verankert. Jedoch weist der Landes-Rechnungshof darauf hin, dass jedes Mitglied gegenüber dem Verein der Treuepflicht unterliegt, den Vereinszweck zu fördern und alles zu unterlassen hat, was den Vereinsinteressen schadet. Insbesondere um die finanzielle Existenz der Vereine nicht zu gefährden sind die Beiträge während aufrechter Mitgliedschaft zu bezahlen. Weiters gibt er zu bedenken, dass die klagsweise Einbringung erst nach vorherigem Schlichtungsverfahren möglich ist. Die Vorgehensweise der Regio und der Energieregion, die Mitgliedsbeiträge für das Jahr 2021 ohne statutenmäßigen Beschluss der Vollversammlung vorzuschreiben, erklärt sich in Anbetracht der finanziellen Situation. Die bewusste Missachtung des Einstimmigkeitsprinzips ist jedoch als kritisch zu bewerten. Die nun erfolgte Rückerstattung bereits einbezahlter Beiträge war angebracht.

Nach Auffassung des Landes-Rechnungshofs handelt es sich bei den vorgeschriebenen Beiträgen um Mitgliedsbeiträge und keine Vorschüsse, die nachträglich zu verrechnen wären. Letztere wurden weder beschlossen noch vorgeschrieben. Zudem erfolgte die halbjährliche Vorschreibung der Mitgliedsbeiträge bedarfsorientiert. Seiner Ansicht nach ist in den Statuten eine unmissverständliche Regelung zu Festsetzung und Einhebung der Beiträge anzustreben.

Da die Gemeinden Hörbranz und Lochau für eine Übertragung des Beschlussrechts keine entsprechende Rechtsverordnung erlassen haben, kommt die Zuständigkeit für die Genehmigung der Mitgliedsbeiträge nach wie vor dem Gemeindevorstand zu.

Die Protokolle der Vereinssitzungen sind zum größten Teil aussagekräftig und Beschlüsse entsprechend nachvollziehbar. Jedoch kann mangels konsequenter Dokumentation der anwesenden Mitglieder die Beschlussfähigkeit der Organe nicht durchgängig festgestellt werden. Der Landes-Rechnungshof sieht als sinnvoll an, in den Statuen eine verpflichtende Protokollierung von Sitzungen entsprechend der Bestimmungen des Gemeindegesetzes zu regeln.

Er weist ferner darauf hin, dass eine regelmäßige Berichterstattung der Bürgermeister in den Gemeindegremien Transparenz und dementsprechendes Vertrauen in die Vereine schaffen kann. Dies kann z.B. mit der Festlegung eines eigenen Tagesordnungspunktes, in dem wiederkehrend aus den Vereinen sowie über geplante Vorhaben berichtet wird, erreicht werden. Jahresrechnungen sind nach deren Genehmigung durch die Vollversammlung jedenfalls in den Gemeindeämtern zur Einsicht aufzulegen. Die Informationspflicht des Vorstands gegenüber der Vollversammlung und die damit einhergehende Möglichkeit einer vereinsinternen Kontrolle zeigt, wie wichtig die Vertretung weiterer Gemeindemandatare in der Vollversammlung ist.

Die Tätigkeitsberichte der Vereine in Form von einzelnen Aufzählungspunkten beurteilt der Landes-Rechnungshof als wenig aufschlussreich, da sie keine Übersicht der erbrachten Leistungen vermitteln. Er erachtet die öffentlich verfügbaren Informationen als umfänglich, dennoch ist die Website beispielsweise hinsichtlich Aktualität oder Navigation verbesserungsfähig.

Empfehlung

05. In Statuten Pflicht zur Bezahlung des Mitgliedsbeitrags und zur Protokollierung der Sitzungen aufnehmen
06. Informationsfluss an Gemeindevertretung verbessern
07. Auszahlung der Mitgliedsbeiträge vom zuständigen Gemeindeorgan genehmigen lassen

2.3 Personal

Die Regio unterhält eine Geschäftsstelle und beschäftigt aktuell zwei Personen. Seit dem Jahr 2018 ist eine Regio-Managerin angestellt, welche koordiniert und administriert. Sie war bereits zuvor auf Honorarbasis für die Vereine tätig. Dienstvertrag und Einstufung sind u.a. auf die Geschäftsführung ausgerichtet. Diese wird im Einvernehmen mit dem Vorstand nicht ausgeübt. Als Gemeindemandatarin nahm sie Befangenheiten nicht wahr. Ein Prozess- und IT-Manager unterstützt seit dem Jahr 2019 die Mitgliedsgemeinden, größtenteils Hörbranz. Der Austritt dieser Gemeinde erfordert eine Klärung der weiteren Form der Zusammenarbeit. Eine Nachfolgeregelung für Leitung und Weiterentwicklung der Energieregion wurde beschlossen, aber nicht umgesetzt.

Die Regio beschäftigt einen Prozess- und IT-Manager sowie eine Regio-Managerin, die zuvor auf Honorarbasis für beide Vereine tätig war. Für die Durchführung der administrativen Tätigkeiten wurde eine Geschäftsstelle eingerichtet. Zu Beginn des Prüfzeitraums engagierte sich ein Klima- und Energiemanager entgeltlich bei der Energieregion.

Ende 2020 sind bei der Regio zwei Mitarbeitende mit einem Beschäftigungsausmaß von gesamt 140 Stellenprozent angestellt. Auf beide Dienstverhältnisse finden die Bestimmungen des Gemeindeangestelltengesetzes 2005 Anwendung. Der für einen Abschluss des Dienstvertrags erforderliche Beschluss der Vollversammlung wurde nur für die Regio-Managerin gefasst. Die zusätzliche Genehmigung eines Gemeindegremiums ist nicht notwendig.

Laut Statuten obliegt dem Vorstand im Rahmen der Verwaltung und Geschäftsführung auch die Führung des Personals. Die Aufgabe des Vorgesetzten übernahm im Prüfzeitraum jeweils der Obmann der Regio, der auch die Personalunterlagen verwahrte.

Die Stundenaufzeichnungen werden von den Mitarbeitenden in einem eigenen Datenblatt vorgenommen. Nach Angaben des amtierenden Obmanns kontrolliert er diese nicht. Dienstrechtlich vorgesehene Mitarbeitergespräche wurden im Prüfzeitraum keine geführt. Beide Angestellte erhalten eine vertraglich festgesetzte Leistungsprämie in der Höhe von fünf Prozent des Monatsbezugs. Eine erforderliche Leistungsbeurteilung erfolgte in den geprüften Jahren nicht. Entgegen den rechtlichen Bestimmungen wurde im Dienstvertrag der Regio-Managerin ausdrücklich auf die Durchführung einer solchen verzichtet. Auf Hinweis des Landes-Rechnungshofs führte der Obmann mit den Bediensteten im September 2021 Mitarbeitergespräche, wobei er auch eine Leistungsbeurteilung dokumentierte.

Die Personalverrechnung wird seit Mitte des Jahres 2019 von der Finanzverwaltung Leiblachtal durchgeführt. Die Kosten werden entsprechend dem Schlüssel in deren Satzung umgelegt. Zuvor nahm die Marktgemeinde Hörbranz diese Aufgabe im Prüfzeitraum wahr.

Mit Vertragsbeginn März 2018 schloss die Regio einen Mietvertrag über die Räumlichkeit für eine Geschäftsstelle ab. Dies bedarf gemäß Statuten der einstimmigen Beschlussfassung der Vollversammlung. Eine entsprechende Genehmigung geht aus den Protokollen nicht hervor. Der Vorstand der Energieregion beschloss im Dezember 2018, dass alle Anschaffungen für die Regio-Geschäftsstelle über diesen Verein abgerechnet werden sollen.

Ende 2014 wurde eine Regionalmanagerin für das Leiblachtal auf Honorarbasis beauftragt. Der Umfang der Tätigkeiten sowie die Höhe der finanziellen Abgeltung waren zu diesem Zeitpunkt noch nicht geklärt. Im Jahr 2016 war sie durchschnittlich 19 und im darauffolgenden Jahr 29 Stunden pro Monat für die Regio tätig. Bereits im Juli 2015 schrieb der Verein mit Unterstützung einer Personalvermittlungsagentur eine Stelle für Regionalmanagement und Geschäftsführung öffentlich aus. Das tatsächlich erforderliche Stundenausmaß dafür wurde vorab nicht erhoben. Nach Information des Vorstands empfahl der Vorarlberger Gemeindeverband im Hinblick auf eine allfällige Förderung ein Beschäftigungsausmaß von 50 Prozent, somit rund 87 Stunden pro Monat. Dies wurde in die Stellenanzeige übernommen. Darin waren als Qualifikationen insbesondere fundierte Kenntnisse der Region, praktische Erfahrung im Projektmanagement sowie solide Kenntnisse in der Regionalentwicklung und im Umgang mit Förderstellen gefordert. Die bereits auf Honorarbasis tätige Regionalmanagerin bewarb sich auf diese Stelle und wurde von der Agentur erstgereiht. Gründe für die Auswahl der ausgebildeten Sozialpädagogin waren sowohl ihre bisherigen Erfahrungen in der Region als auch in der von ihr angegebenen interimistischen Geschäftsführung der Regio. Aus Leistungsaufzeichnungen und Honorarabrechnungen hinsichtlich ihrer früheren Tätigkeiten sind nur Administrations- und Koordinationstätigkeiten zu entnehmen. In der engeren Auswahl stand zudem eine Bewerberin mit einschlägiger universitärer Ausbildung und mehrjähriger Projekterfahrung im Bereich Raum- und Energieplanung. Erst mehr als zwei Jahre nach Beendigung des Stellenbesetzungsprozesses begann mit Jänner 2018 das Dienstverhältnis der Regio-Managerin. Grund für die Verzögerung waren Bedenken der Mitgliedsgemeinde Lochau gegenüber der Erstgereihten. Zwischenzeitlich hatten sich die Förderbedingungen für Personalaufwendungen verändert.

Im Dienstvertrag und auch in der Stellenbeschreibung sind als Aufgaben vor allem die Geschäftsführung des Vereins, Beratung, Initiierung und Begleitung von Projekten sowie Öffentlichkeits- und Netzwerkarbeit festgelegt. Die Regio-Managerin führt u.a. die Sitzungsvor- und nachbereitungen durch und protokolliert diese, koordiniert Termine und Projektteilnehmende, ist verantwortlich für den Auftritt in den Sozialen Medien der Regio und Ansprechperson für weitere Akteure in der Talschaft und für Förderstellen. Entgegen der Festlegung im Dienstvertrag fällt die Geschäftsführung nach übereinstimmender Auskunft nicht in ihr Aufgabengebiet. Auch in der Praxis nimmt sie diese Tätigkeit weder wahr, noch kommen ihr dementsprechende Befugnisse zu. Beispielsweise verfügt sie nach eigenen Angaben über keine finanziellen Kompetenzen. Der Vorstand sieht ihre Aufgaben in der Administration des Vereins und in der Koordination und Vernetzung von handelnden Personen, jedoch ohne Entscheidungsbefugnis. Ihre Einstufung laut Modellstellenverordnung erfordert die Bearbeitung von umfassenden Problemstellungen innerhalb eines anvertrauten, eigenverantwortlich zu bearbeitenden, speziellen Fachbereichs und ein hohes Maß an Entscheidungs- und Fachkompetenz.

Die Regio-Managerin führte während ihrer Tätigkeit auf Honorarbasis je Verein eine detaillierte Aufzeichnung der geleisteten Stunden sowie der jeweiligen Aktivitäten. Die Stundenaufzeichnungen im Angestelltenverhältnis sind weniger ausführlich. Der größte Teil ist als Administration erfasst. Nach ihrer eigenen Information haben sich die Aufgaben seit der Anstellung nicht wesentlich verändert. Stundenaufzeichnungen zeigen, dass sich der Anteil an administrativen Tätigkeiten um ein Vielfaches erhöhte. Eine dienstvertraglich festgelegte Weiterverrechnung der Leistungen für den Verein Energieregion wurde nicht vorgenommen.

Im Frühjahr 2018 legte die Regio-Managerin ihr Gemeindevertretungsmandat in Hörbranz zurück, sie war aber in dieser Periode bei Sitzungen wiederholt als Ersatzmitglied anwesend und damit stimmberechtigtes Mitglied. Zumindest zweimal nahm sie an Abstimmungen hinsichtlich der Regio teil. Die Wahrnehmung einer allfälligen Befangenheit ist den betreffenden Sitzungsprotokollen der Gemeindevertretung nicht zu entnehmen.

Hörbranz schrieb im Mai 2018 die Stelle eines IT-Beauftragten aus. Weitere Mitgliedsgemeinden meldeten ebenfalls Bedarf an. Daher entschied der Vorstand, dass eine Anstellung über die Regio erfolgen sollte. Seit dem Jahr 2019 ist ein Prozess- und IT-Manager mit einem Beschäftigungsausmaß von 90 Prozent für die Regio tätig. Seine Hauptaufgaben sind die Ausrollung einer Software für die Verwaltungsdokumentation und weiterer Programme in den Gemeinden sowie das Prozess- und IT-Management. Er ist zudem Datenschutzbeauftragter für die Marktgemeinde und Regio-Ansprechpartner in Datenschutzangelegenheiten. Arbeitsaufträge erhält er über die Bürgermeister und teilweise auch von den Gemeindesekretären. Für die Regio selbst ist er Repräsentant im IT-Strategie Komitee des Vorarlberger Gemeindeverbands und im Digitalisierungsbeirat des Landes.

Der Prozess- und IT-Manager führt eine Stundenaufzeichnung, in der seine Aktivitäten für die jeweiligen Gemeinden und die Regio detailliert aufgelistet sind. Für Letztere wandte er im Prüfzeitraum knapp ein Drittel seiner Arbeitszeit auf. Rund zwei Drittel entfielen auf Tätigkeiten für die Gemeinden. Dabei rechnete er knapp 95 Prozent der Stunden für Hörbranz ab.

Ein Klima- und Energiemanager war bis zu Beginn des Prüfzeitraums für die Energieregion auf Honorarbasis tätig. Dieser initiierte und betreute mehrere Projekte. Darüber hinaus akquirierte er Projektbeteiligungen, um zusätzliche Fördermittel zu lukrieren. Bei Auftragsende war er an der Erstellung eines Energiekonzepts für die Region Leiblachtal beteiligt. Dieses sollte als Grundlage für die Weiterentwicklung der Energieautonomie dienen. Es sah u.a. vor, die Bevölkerung breiter einzubinden und einen Kümmerer zu benennen. Der Vorstand der Energieregion beschloss dieses Vorgehen im Jahr 2017, es wurde jedoch nicht mehr weiterverfolgt.

Die Gehaltseinstufung für das Regio-Management entspricht den in der Stellenbeschreibung festgelegten Aufgaben. Der Landes-Rechnungshof bemängelt, dass die tatsächlich erbrachten Tätigkeiten jedoch davon in wesentlichen Punkten abweichen. Dies insbesondere, da die Geschäftsführung vom Vorstand wahrgenommen wird und die Statuten eine diesbezügliche Bestellung nicht vorsehen. Stellenbeschreibung und Dienstvertrag sollten das faktische Aufgabengebiet widerspiegeln und nach Möglichkeit adaptiert werden. Darüber hinaus wird beanstandet, dass die Erhöhung des Stundenausmaßes für das Regio-Management auf allfällige Förderungen ausgerichtet war und eine entsprechende Bedarfserhebung nicht vorliegt. Mangels detaillierterer Stundenaufzeichnungen kann die extreme Steigerung im Bereich Administration nicht nachvollzogen werden. Der Landes-Rechnungshof kritisiert weiters, dass die Regio-Managerin bei Abstimmungen der Gemeindevertretung Befangenheiten nicht wahrnahm.

Der Prozess- und IT-Manager übernimmt für die Gemeinden wichtige Aufgaben. Als Mitarbeiter der Regio war er im Prüfzeitraum dennoch überwiegend für die Marktgemeinde Hörbranz tätig. Durch deren Austritt besteht Bedarf, seine Anstellung zu klären. Es bestehen dazu verschiedene Lösungsansätze.

Der Landes-Rechnungshof kritisiert, dass nach Auslaufen der Zusammenarbeit trotz vorhandener Fördermöglichkeiten keine Nachfolge für das Management der Energieregion erfolgte. Damit fehlt eine inhaltliche Leitung und Weiterentwicklung.

Eine rollierende Verantwortung für die Personalführung stellt sowohl für Führungskraft als auch Mitarbeitende eine Herausforderung dar. Sie umfasst auch eine unterstützende Überwachung der Aufgabenerfüllung, beispielsweise durch Kontrolle von Stundenaufzeichnungen. Ein wesentliches Führungsinstrument sind darüber hinaus Mitarbeitergespräche. Sie sollten nach den dienstrechtlichen Bestimmungen jährlich abgehalten werden.

Der Landes-Rechnungshof bemängelt den Beschluss der teilweisen Kostenübernahme der Energieregion für die Aufwendungen der Regio-Geschäftsstelle. Trotz Identität der Organe sind die Vereinsgeschäfte voneinander zu trennen. Im Übrigen sollte die im Dienstvertrag der Regio-Managerin vorgesehene Weiterverrechnung von Leistungen für den Verein auch vorgenommen werden.

Empfehlung

08. Angleichung Stellenbeschreibung und Dienstvertrag für Regio-Management an tatsächlich durchzuführende Tätigkeiten anstreben
09. Führungsaufgaben gegenüber Personal der Regio wahrnehmen

3 Aktivitäten

Ein Meilenstein im Prüfzeitraum war die Gründung der Finanzverwaltung Leiblachtal. Darüber hinaus standen Begleitung und Koordination von Vorhaben im Vordergrund. Eine thematische Schwerpunktsetzung fehlt. Für Projekte ist zu entscheiden, ob und in welcher Form deren Fortsetzung nachhaltigen Nutzen für die Region sicherstellen kann. Die gesamtheitliche Steuerung ist verbesserungsfähig und die Verantwortung dafür wahrzunehmen. Für das Leiblachtal konnten Voraussetzungen für ein regionales räumliches Entwicklungskonzept mangels Zustimmung einer Gemeinde nicht geschaffen werden. Angesichts zunehmender Bedeutung von Klima- und Energiemaßnahmen sollte der Vereinszweck der Energieregion wieder aktiv verfolgt werden.

Die Statuten beinhalten mögliche Maßnahmen und Tätigkeiten zur Erfüllung des Vereinszwecks. Die Vereine beteiligten sich im Prüfzeitraum an Projekten, unterstützten Dritte und führten selbst vereinzelt Projekte durch. Die Regio förderte zudem den Aufbau neuer regionaler Verwaltungskooperationen und ist Mitglied in anderen Einrichtungen. Ein regREK für die Talschaft scheiterte bislang.

Zur Erreichung des Vereinszwecks sind laut Statuten verschiedene Möglichkeiten vorgesehen. Diese umfassen u.a. Vorgaben verschiedenster Art, diverse Beratungs- und Informationsleistungen für andere Einrichtungen, Veranstaltungen zur Meinungsbildung und Information sowie Beteiligungen an anderen Rechtsträgern. Beispielsweise können Projekte initiiert, regionale Programme erstellt oder Dritte bei Vorhaben zur Entwicklung der Region unterstützt werden.

Im Prüfzeitraum strebte die Regio an, ein regREK zu erstellen. Sie bereitete die Gründung einer leiblachtalweiten Finanzverwaltung vor und schuf eine gemeinsame IT-Kompetenzstelle. Zum Zeitpunkt der Prüfung war ein interkommunales Altstoffsammelzentrum in Diskussion. Weiters betätigte sich der Verein im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Im Zuge der Vereinssitzungen der Regio tauschten sich die Bürgermeister über verschiedenste gemeinderelevante Themen aus. Sie berieten in den geprüften Jahren auch vermehrt über Angelegenheiten anderer Institutionen. Der Vorstand traf wesentliche Entscheidungen beispielsweise bezüglich ARA oder Sozialsprengel. Er protokollierte darüber Beschlüsse, obwohl die jeweiligen Vorstände dieser Einrichtungen nicht mit jenen der Regio ident sind. Die Bürgermeister stimmten sich ebenso bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben wie dem Archivgesetz ab.

In den geprüften Jahren beteiligte sich die Regio an den europäischen Projekten Daseinsvorsorge und Engagiert Sein, reichte aber kein Projekt auf eigene Initiative bei der regionalen LEADER-Arbeitsgruppe ein. Der Verein unterstützte die Projekte Lehrbienenstand und Bienerei Leiblachtal z.B. bei Förderansuchen und Standortwahl. Darüber hinaus führte die Regio eigene Projekte zu Themen wie Kinder- und Jugendbeteiligung durch.

Der Verein ist u.a. Mitglied der Kulturinitiative Gwiggen und arbeitet im Projekt zur Nachnutzung des Salvatorkollegs in Hörbranz mit. Im Prüfzeitraum gewährte die Regio gelegentlich Unterstützungen für andere Vereine und Organisationen. Eine schriftliche Regelung hierfür besteht nicht.

Im Vereinsjahr 2020 wurden vor allem pandemiebedingt weniger Aktivitäten gesetzt. Gemeinsam mit dem Sozialsprengel organisierte die Regio eine Vermittlung zur Unterstützung der Versorgung älterer Menschen. Sie sendete überdies Benachrichtigungen über Pandemie-Maßnahmen aus.

Die Energieregion führte im Prüfzeitraum vereinzelt Projekte und Aktionen aus dem Umsetzungskonzept des Jahres 2013 weiter, wie die Schulprojekte Energiedetektive und Energiecontrolling oder ein Waldprojekt. Sie beteiligte sich an zwei EU-kofinanzierten Projekten, davon einmal als Modellregion. Zudem nahm der Verein auf Initiative des E5-Teams Hörbranz an der Aktion Solar-Check teil. Ab dem Jahr 2019 wurde das Projekt Lehrbienenstand nicht mehr über die Regio, sondern über die Energieregion abgewickelt, weitere Aktivitäten des Vereins sind nicht erkennbar.

Ein Projektmanagement umfasst sämtliche Organisations- und Steuerungsaufgaben, um das Projektziel zu erreichen. Es reicht von der Projektinitiative über die Ressourcenplanung und -akquise bis hin zur Projektabrechnung und -evaluierung. Bestehen mehrere Projekte gleichzeitig, ist darauf zu achten, die Gesamtübersicht und -steuerung sicherzustellen.

Eine gesamthafte Koordination sowie Steuerung der einzelnen Projekte innerhalb der Vereine geht aus den Unterlagen für die geprüften Jahre nicht hervor. Vereinzelt wurden Projekte teils von der Regio, teils von der Energieregion durchgeführt. Für das Jahr 2019 wurden die geplanten Vorhaben in einer Sitzung besprochen, im Folgejahr die drei Begriffe regREK, Wertstoffhof und Kleinprojekte gelistet. Eine inhaltliche Planung über mehrere Jahre oder eine thematische Prioritätensetzung ist nicht festgehalten.

Im Prüfzeitraum initiierten entweder Dritte oder die Mitglieder des Vorstands Projekte. Bei Vorhaben mit einer inhaltlichen Überschneidung mit anderen gemeindeübergreifenden Kooperationen ist eine Abstimmung nicht dokumentiert. EU-Förderanträge und -abrechnungen wurden durch die Regionalentwicklung-V unterstützt und von der Regio-Managerin erledigt. Zudem nahm sie die Terminplanung und die organisatorische Unterstützung der Vorhaben wahr. Teilweise sind auch die Mitglieder des Vorstands in die Organisation von Vorhaben eingebunden. Evaluierung oder Reflexion der durchgeführten Vorhaben erfolgten nur in Einzelfällen.

Ausgewählte Projekte
Der Landes-Rechnungshof betrachtete im Folgenden Projekte, welche die Vereine im Prüfzeitraum durchführten oder an denen sie sich beteiligten. Nachfolgende Auswahl wurde insbesondere nach Projektumfang und -bedeutung getroffen.

Die Regio begann im Jahr 2018 die Vorbereitungen für ein regREK der fünf Mitgliedsgemeinden. Sie erarbeitete dafür in Absprache mit der zuständigen Fachabteilung des Landes eine Zielvereinbarung. Diese enthält u.a. eine gemeinsame Verpflichtung der Gemeinden, ein regREK zu erstellen. Die Gemeindevertretungen von Eichenberg, Hohenweiler und Möggers beschlossen die Vereinbarung noch im selben Jahr. Vertretende der Gemeinden Hörbranz und Lochau vertagten die Entscheidung auf Grund organisatorischer Bedenken hinsichtlich der Regio. In einer gemeinsamen Sitzung der fünf Gemeindevertretungen im September 2019 stimmte auch Lochau der Zielvereinbarung zu. Die Gemeindevertretung Hörbranz vertagte ihre Entscheidung erneut, da sie die Antwort der Aufsichtsbehörde auf eine Beschwerde abwarten wollte. Eine Ausnahmeregelung seitens der Landesregierung konnte nicht erwirkt werden. Dementsprechend liegt keine Zielvereinbarung für ein regREK und damit keine gemeinsame Verpflichtungserklärung der Gemeinden vor. In Anbetracht dessen initiierte die zuständige Fachabteilung Anfang 2021 einen Mediationsprozess, um eine Basis für ein regREK zu schaffen. Dazu fanden bislang zwei Workshops mit den Bürgermeistern statt.

Die Gemeinden des Leiblachtals beteiligten sich als Modellregion am transnationalen Projekt Common European Sustainable Built Environment Assessment (CESBA).

 

Ziel des Projekts war, eine Grundlage für eine verbesserte Energieraumplanung zu schaffen. Dazu wurde ein standardisiertes System zur Beurteilung und zum Monitoring von Nachhaltigkeit und Energieeffizienz in der Region entwickelt. Dies soll eine faktenbasierte Entscheidungsfindung und Steuerung unterstützen. Es ermöglicht Daten auszuwerten, die Zielerreichung zu messen sowie ein Benchmarking. Zudem können Datenexporte und Visualisierungen für das Berichtswesen erstellt werden. Das Instrument fungiert als Prototyp, welcher auch in anderen Regionen angewendet werden kann. Es wurde anhand realer Daten im Leiblachtal getestet. Hierbei konnte u.a. auf die Grundlagenarbeit des Energiekonzepts Leiblachtal aus dem Jahr 2015 aufgebaut werden. Das Instrument ist fähig, Inhalte bestehender Datenbanken zu verarbeiten, welche zuvor eingebunden wurden. Die zugrundeliegenden Datenquellen bedürfen der laufenden Aktualisierung. Dies fällt vorrangig in die Zuständigkeit der einzelnen Gemeinden. Eine zentrale Stelle, welche dies in der Region vorantreibt, wurde nicht benannt.

Im Rahmen des Förderprogramms Alpine Space konnte der Projektträger eine Förderung von 85 Prozent der Gesamtkosten in Höhe von € 286.500 lukrieren. Die verbleibenden Kosten waren von der Energieregion zu tragen, wobei das Land Vorarlberg davon 50 Prozent übernahm. Somit belief sich der Anteil des Vereins auf 7,5 Prozent bzw. € 21.500.

Die Regio beteiligte sich weiters am grenzüberschreitenden Projekt Daseinsvorsorge in den Bereichen Demenz, Fachkräftegewinnung und betriebliches Gesundheitsmanagement.

Dieses Projekt wurde gemeinsam mit den Marktgemeinden Oberstaufen und Scheidegg von März 2016 bis November 2019 durchgeführt. Letztere übernahm Leitung und Gesamtkoordination. Durch das Projekt sollten Lösungsansätze für die Fachkräftegewinnung im Versorgungs- und Präventionsbereich sowie die Gesunderhaltung von Arbeitnehmenden in der Region erarbeitet werden.

Im Rahmen des Projekts wurden u.a. Netzwerke für Fachkräfte im Pflege- und Betreuungsbereich sowie betreffend Demenz geschaffen bzw. bestehende Kontakte vertieft. Systempartner wie Krankenpflegevereine, Pflegeheime oder Sozialsprengel waren grundsätzlich eingebunden. Einzelne gaben zum Zeitpunkt der Prüfung an, dass ihnen ein kontinuierlicher grenzüberschreitender Austausch nicht bekannt sei. Weiters wurde für das Leiblachtal der Stand des betrieblichen Gesundheitsmanagements erhoben. Gemeinsame Informationsveranstaltungen zum Thema fanden statt. Die beteiligten Gemeinden entwickelten als Arbeitgeber ein modellhaftes Programm für das betriebliche Gesundheitsmanagement, welches von den Leiblachtalgemeinden, auch pandemiebedingt, wenig konsequent weitergeführt wurde. Der Regio entstanden aus dem Projekt Kosten in Höhe von € 31.600, wobei eine Förderung von 80 Prozent aus dem LEADER-Programm erreicht wurde.

Im Jahr 2016 veröffentlichte die Regio einen Bildband mit literarischen und bildlichen Eindrücken des Leiblachtals.

Die Erstauflage umfasste 2.020 Exemplare. Für Druck und Verlegung wurden € 32.300 aufgewendet. Kosten für Buchpräsentation und Pressearbeit beliefen sich auf über € 400. Der Bildband wird zu einem Preis von € 25 in den Gemeindeämtern verkauft und über die Energieregion abgerechnet. Ende 2020 waren rund 53 Prozent der Bücher verkauft. Daraus generierte die Energieregion Einnahmen in Höhe von € 17.100. Somit deckten die Verkaufseinnahmen innerhalb des Prüfzeitraums 52 Prozent der gesamten Ausgaben.

Der Verein Regio startete Ende 2017 den Planungsprozess für eine leiblachtalweite Finanzverwaltung. Gründe dafür waren u.a. mehrere anstehende Pensionierungen und mangelnde Vertretungsmöglichkeiten in den jeweiligen Gemeinden.

Ziel war, Finanzagenden in einem regionalen Kompetenzzentrum zu bündeln. Damit sollte die Nachfolgeplanung erleichtert, Synergien genutzt und eine Kostenersparnis erreicht werden. Der Regio Vorstand verglich vorab bestehende Modelle und Rechtsformen in Vorarlberg. Eine externe Beratung und der Vorarlberger Gemeindeverband unterstützten den Prozess. Für Erstere fielen Kosten von € 28.400 an, die vom Land mit 50 Prozent gefördert wurden. Die Gemeindevertretungen der fünf Kooperationsgemeinden beschlossen im April 2019, die Finanzverwaltung Leiblachtal zu gründen. Der Gemeindeverband mit Sitz in Hörbranz nahm seine Tätigkeit Mitte 2019 auf. Aufgaben laut Vereinbarung sind strategisches Finanzmanagement, Personal- und Abgabenverrechnung, Buchhaltung und Rechnungswesen sowie Förderwesen.

Finanz- und Personalhoheit verbleiben bei den Gemeinden. Darüber hinaus ist in der Satzung die Betreuung von z.B. anderen Körperschaften oder Tochtergesellschaften der Gemeinden festgelegt.

Die in den Statuten vorgesehenen Möglichkeiten zur Erfüllung der Vereinszwecke sind vielzählig. Hinsichtlich europäischer Projekte wurden die Vereine überwiegend reaktiv, auf Initiative von Dritten tätig. Der Landes-Rechnungshof beanstandet, dass innerhalb des Prüfzeitraums keine Schwerpunktsetzung und längerfristige Planung für Aktivitäten erarbeitet wurden.

Den Aufbau gemeindeübergreifender Kooperationen durch die Regio beispielsweise im Finanzbereich erachtet er als positiv. Grundsätzlich nachvollziehbar ist, dass Zusammenkünfte auch für andere Agenden mit gleichem oder ähnlichem Personenkreis genutzt werden. Der Landes-Rechnungshof weist jedoch darauf hin, dass eigene Vorhaben vorrangig zu bearbeiten und Beschlussfassung sowie Protokollierung von Themen anderer Einrichtungen klar zu trennen sind.

Da insbesondere im Sozialbereich Themen sehr komplex sind und vielfach mehrere Akteure betreffen, ist eine gute Abstimmung zwischen diesen erforderlich. Dies dient dazu, die bestmögliche Durchführung zu gewährleisten. Eine systematische Abklärung vor Beginn eines Vorhabens unterstützt dabei. Beteiligte, die für den nachhaltigen Erfolg eines Projekts wichtig sind, können auf diese Weise eingebunden werden. Zudem regt der Landes-Rechnungshof an, durchgeführte Projekte und Vorhaben zu evaluieren, um Erfahrungen zukünftig einfließen zu lassen. Am Ende einer Förderperiode ist zu entscheiden, ob bzw. durch wen eine Weiterführung sinnvoll ist. So kann ein nachhaltiger Nutzen für die Region erreicht werden. Derzeit werden Projekte organisatorisch begleitet und koordiniert, jedoch ist die gesamtheitliche Steuerung des Projektportfolios – das heißt die Summe aller Projekte – verbesserungsfähig. Weiters sollten Projekte systematisch und konsistent von einem der beiden Vereine durchgeführt werden.

Die Aktivitäten der Energieregion nahmen innerhalb des Prüfzeitraums zunehmend ab. Derzeit ist nicht zu erkennen, dass Klima- und Energiemaßnahmen im Leiblachtal prioritär gesetzt werden. In Anbetracht der wachsenden Herausforderungen sowie den politischen Zielsetzungen in diesem Bereich erachtet der Landes-Rechnungshof als zukunftsweisend, den Vereinszweck erneut aktiv zu verfolgen.

Während ein regREK in anderen Regionen bereits besteht bzw. erarbeitet wird, ist es der Regio derzeit auf Grund eines ausständigen Gemeindevertretungsbeschlusses nicht möglich, eine Zielvereinbarung als wesentliche Grundlage dafür abzuschließen. Ein abgestimmtes Vorgehen unter den Gemeinden kann wesentlich zur positiven Entwicklung der Region beitragen.

Empfehlung

10. Mehrjahresplanung und Schwerpunktsetzung der Vorhaben einführen
11. Abstimmung, Monitoring, Evaluierung und Entscheidungen über Weiterführung der Projekte als Steuerungsinstrumente ausbauen
12. Voraussetzung für regionales räumliches Entwicklungskonzept sicherstellen
13. In Sitzungen von Regio und Energieregion Themen anderer Einrichtungen weder beschließen noch protokollieren
14. In der Energieregion Aktivitäten zur Erreichung des Vereinszwecks setzen

4 Finanzen

Buch- und Belegführung beider Vereine waren grundsätzlich ordnungsgemäß. Fehlende Darlehen und Forderungen führten teilweise zu einer unvollständigen Vermögensübersicht. Der finanziellen Planung und Steuerung wurde zu wenig Bedeutung beigemessen. Da im Finanzbereich unterschiedliche Akteure Aufgaben erbringen, braucht es klarere Zuständigkeiten. Mittelfristig kann der Betrieb der Regio in der derzeitigen Form nicht kostendeckend geführt werden. Gelder der Energieregion sind für die Erfüllung des Vereinszwecks und nicht zur Darlehensvergabe zu verwenden. Handlungsfähige Gemeindekooperationen sind zunehmend wichtig. Dabei sollten geographisch sinnvolle Zusammenschlüsse und die Identifikation mit der Talschaft Leitgedanken sein.

Finanziert werden die Regio und die Energieregion weitgehend durch Mitgliedsbeiträge und Verrechnungen von Leistungen an Gemeinden sowie durch Förderungen. Wesentliche Ausgabenpositionen bei der Regio betrafen Personal und Projekte. Bei der Energieregion entfiel der größte Teil der Ausgaben auf Projekte. Mehrfach gewährte sie Darlehen an die Regio.

Die Regio erstellte erstmals für das Jahr 2019, die Energieregion für das Jahr 2020 ein Budget. Im Herbst legt die Finanzverwaltung jeweils einen Entwurf für die Vereinsbudgets vor. Diese basieren einerseits auf den von der Regio-Managerin weitergeleiteten Informationen, andererseits auf der Fortschreibung aktueller Werte. Vereinzelt sind darin auch Projekte angeführt. Die Entwürfe werden grundsätzlich dem Obmann und der Regio-Managerin übermittelt. Im ersten Quartal des Folgejahres wird das jeweilige Budget im Vorstand bzw. in der Vollversammlung behandelt. Plan-Ist-Vergleiche sind nicht dokumentiert. Die Finanzverwaltung informiert den Obmann, wenn Zahlungsengpässe drohen.

Zum Zeitpunkt der Beschlussfassung der Voranschläge in den Gemeinden war diesen die Höhe der Mitgliedsbeiträge für die beiden Vereine nicht offiziell bekannt. Deren Budgetierung erfolgte in manchen Gemeinden zusammen mit anderen Mitgliedsbeiträgen auf einer Voranschlagstelle Ende des Jahres.

Regio und Energieregion haben als kleine Vereine eine einfache Rechnungslegung in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht zu führen. Mit dieser Jahresrechnung soll die finanzielle Lage des Vereins transparent dargestellt werden. Sie hat u.a. Anlagevermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Banksalden und Kassabestände zu umfassen. Wenn in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Abschreibungen vom Anlagevermögen aufgenommen sind, ist dessen Entwicklung in einem Anlagespiegel zu erfassen.

Die Buchführung nahm seit Gründung der Vereine grundsätzlich jene Gemeinde wahr, deren Bürgermeister den Vereinsobmann stellte. In den Jahren 2016 und 2017 war dies die Marktgemeinde Hörbranz. Sie führte die Buchführung auf Grund von Personalengpässen in der Gemeinde Lochau auch nach dem Obmannwechsel weiter. Mit der Gründung der Finanzverwaltung wurde die Tätigkeit ab Herbst 2019 an diese übertragen. Sie wickelt sämtliche Zahlungsflüsse über das jeweilige Bankkonto der Vereine ab. Eine Kassa ist nicht vorhanden.

Die Finanzverwaltung erstellt die vorzulegende Jahresrechnung. Ihr lagen überdies Aufzeichnungen vor, aus denen Darlehensforderungen bzw. -verbindlichkeiten ersichtlich waren. Für beide Vereine wurden Abschreibungsverfahren gewählt, auch die Ermittlung der Abschreibungen ist weitgehend dokumentiert. Für das Jahr 2020 fehlt der Anlagespiegel für die Energieregion.

Die Finanzverwaltung prüfte die vom Obmann inhaltlich freigegebenen Belege rechnerisch, verarbeitete diese und führte die Zahlungen durch. Vereinzelt waren Einnahmen bzw. Ausgaben nicht dem richtigen Verein zugeordnet, beispielsweise nennenswerte Ausgaben für den Bildband. Wem diese Zuordnung im Prüfzeitraum oblag, konnte nicht abschließend geklärt werden. Mehrere Ausgaben für den Betrieb der Geschäftsstelle wurden zur Gänze von der Energieregion getragen.

Der Landes-Rechnungshof sichtete im Rahmen der Prüfung stichprobenartig einzelne ausgewählte Ausgabenbelege der Jahre 2016 bis 2020. Diese konnten anhand der Aufzeichnungen nachvollzogen werden.

Mit den Jahresrechnungen der Vereine sollen die Mitglieder in der Vollversammlung und auch die Gemeindevertretungen über die finanzielle Lage informiert werden. Im Jahr 2016 erstellte diese die Regio-Managerin. Sie enthielten eine Darstellung der Gesamteinnahmen und -ausgaben sowie den Banksaldo zu Beginn und am Ende des Jahres. In den Folgejahren führte die buchführende Stelle die Jahresrechnungen in dieser Form fort. Da insbesondere eine Gemeindevertretung unzufrieden mit dem Detailgrad der Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung war, erarbeitete die Finanzverwaltung für das Jahr 2019 eine neue Gliederung und überarbeitete rückwirkend die Jahre 2016 bis 2018. Eine Jahresrechnung wurde der Vollversammlung verspätet, eine nicht übermittelt.

In den vorgelegten jährlichen Aufstellungen waren Darlehen, Forderungen und Anlagevermögen nicht in allen Jahren berücksichtigt. Einzelne Ausgaben im Prüfzeitraum wurden über die Jahre nicht immer einheitlich zugeordnet. So waren Beratungsaufwendungen für die Finanzverwaltung im Jahr 2018 unter Ausgaben für Projekte, im Folgejahr unter Fremdarbeiten verbucht.

Regio Leiblachtal
Die Regio Leiblachtal wies für die Jahre 2016 bis 2020 Gesamteinnahmen in Höhe von € 423.000 aus. Diesen standen Gesamtausgaben in Höhe von € 404.700 gegenüber. Sowohl Einnahmen als auch Ausgaben haben sich im Prüfzeitraum mehr als verdoppelt. In den geprüften Jahren zeigte sich kumuliert ein Überschuss von € 18.300. Ohne Berücksichtigung des Darlehens der Energieregion ergab sich ein Fehlbetrag von € 41.700.

 

Die Mitgliedsbeiträge der Gemeinden machten insgesamt knapp die Hälfte der Gesamteinnahmen aus. Schwankungen waren insbesondere auf jährlich unterschiedliche Ansätze je Einwohner zurückzuführen. So waren € 2,00 in den Jahren 2016 und 2018 sowie € 4,00 in den anderen geprüften Jahren vorgeschrieben. Der ausgewiesene Betrag für das Jahr 2020 war niedrig, weil die Gemeinden Hohenweiler und Lochau den zweiten Halbjahresbeitrag erst im Folgejahr beglichen und der Beitrag der Marktgemeinde Hörbranz zum Zeitpunkt der Prüfung noch offen war.

Kosten für die IT-Kompetenzstelle werden nach Abzug der jährlich sinkenden und zeitlich befristeten Anschubförderung weiterverrechnet. Seit Einrichtung dieser Stelle im Jahr 2019 fielen für die Mitgliedsgemeinden IT-Beiträge in Höhe von € 91.700 für in Anspruch genommene Leistungen an. Neben Personalausgaben wurden einmalig auch Sachausgaben weiterbelastet. Basis für die verrechneten Stunden ist die Summe aus Personal- und Sachausgaben. Nichtleistungsstunden wie Urlaub oder Krankenstand werden nach dem Bevölkerungsschlüssel auf die Gemeinden umgelegt.

Die Regio erhielt im Prüfzeitraum Förderungen in Höhe von insgesamt € 69.500 aus Mitteln des Landes und der Europäischen Union. Diese umfassten u.a. die Anschubförderung für die IT-Kompetenzstelle und deren Erstausstattung. Ebenso enthalten waren Förderungen im Zuge des Projekts Daseinsvorsorge wie für Personalausgaben in Höhe von € 18.200 für Koordinationstätigkeiten der Regio-Managerin.

Die sonstigen Einnahmen betrafen einen Durchlaufposten für den Bildband, eine Unterstützung des Landesfeuerwehrverbands für eine Waldbrandübung sowie Bankzinsen.

Die gesamten Personalausgaben betrugen im Prüfzeitraum € 281.700. Diese enthielten auch Honorare bzw. Gehälter der Regio-Managerin. Sie stiegen in Folge der Anstellung um rund 130 Prozent in diesem Zeitraum.

Projektausgaben stellten mit insgesamt € 63.700 die zweitgrößte Ausgabenposition dar. Für EDV und Website fielen Ausgaben in Höhe von € 13.600 an. Knapp die Hälfte davon war auf Erstellung und externe Betreuung Letzterer zurückzuführen. Für die Ausstattung der EDV wurden € 2.100 aufgewendet, für deren laufenden Betrieb € 5.000.

Die Regio gab in den geprüften Jahren für Bürobetrieb, Finanzbuchhaltung und Personalverrechnung insgesamt € 11.500 aus. Davon entfielen knapp € 6.000 auf Miete und € 2.600 für Buchhaltung und Personalverrechnung an die Marktgemeinde Hörbranz. Die übrigen Ausgaben betrafen Büroausstattung und geringwertige Wirtschaftsgüter.

An Unterstützungen für Vereine wie Seniorenbörse, Bienenzuchtverein oder Kloster Gwiggen gewährte die Regio im Prüfzeitraum insgesamt € 6.700.

Die sonstigen Ausgaben in den geprüften Jahren beliefen sich auf € 17.500. Sie unterlagen jährlichen Schwankungen. Knapp die Hälfte dieser Ausgaben umfassten Bewirtungen und Repräsentationen. Sie gingen in den Jahren 2019 und 2020 deutlich zurück. Darüber hinaus wurden € 2.300 für eine Waldbrandübung und € 1.300 als Vermittlungshonorar für eine Personalagentur ausgegeben. Die übrigen sonstigen Ausgaben summierten sich aus Kleinbeträgen z.B. für Carsharing.

Die Regio nahm in den geprüften Jahren drei Darlehen von der Energieregion in Höhe von insgesamt € 70.000 auf. Wegen des niedrigen Bankkontostands der Regio und anstehender Zahlungen erhielt sie im Mai 2016 von der Energieregion € 10.000. Zwei Monate später überwies sie den Betrag zurück um Zahlungsstockungen der Energieregion vorzubeugen. Die Notwendigkeit der Rückzahlung geht aus einem E-Mail-Verkehr zwischen buchführender Stelle und Obmann hervor. Beschlüsse für diese Transaktionen liegen nicht vor.

Bei der Regio waren im Jänner 2018 erneut Zahlungsschwierigkeiten absehbar. Im darauffolgenden September erhielt sie vom Obmann der Energieregion ein Schreiben betreffend eines weiteren Überbrückungsdarlehens, welches Darlehenshöhe, Tilgungs- und Zinsmodalität enthielt. Die Überweisung sollte mit Februar 2019, die Rückzahlung Ende Juni 2019 erfolgen. Vereinbarungsgemäß erhielt der Verein die Zahlung von € 20.000. Ein Beschluss zur Darlehensaufnahme liegt vom Vorstand anstelle der dafür zuständigen Vollversammlung vor.

Ein halbes Jahr später wies die Finanzverwaltung die Bürgermeister darauf hin, dass ein zusätzliches Darlehen von € 40.000 notwendig sei. Laufende Zahlungen für die neu geschaffene IT-Kompetenzstelle waren zu begleichen, doch die Art der Verrechnung war noch nicht geklärt. Die Bürgermeister erteilten ihre Zustimmung. Aus den Unterlagen ist weder ersichtlich, welcher Verein noch welches Gremium diese Entscheidung traf. Der Betrag ging Ende August 2019 auf dem Konto der Regio ein.

In den Regio-Gremien wurde im Jahr 2020 die Rückzahlung der Darlehen in Höhe von insgesamt € 60.000 mehrfach diskutiert. Geplant war eine Erstattung nach dem erwarteten Eingang offener Forderungen und Mitgliedsbeiträge. Nach dem Prüfzeitraum, zwei Jahre nach dem vereinbarten Rückzahlungstermin, zahlte die Regio ein Darlehen in Höhe von € 20.000 im August 2021 an die Energieregion zurück.

Eine gesamthafte Vermögensübersicht der Regio lag nicht in allen Jahren vor. Der Landes-Rechnungshof erstellte eine vereinfachte Darstellung jeweils zum Jahresende, welche neben dem Anlagevermögen die Mitgliedsbeiträge, den Banksaldo sowie die Darlehensverbindlichkeit berücksichtigt.

 

Im Prüfzeitraum schaffte der Verein ein Notebook und einen Bildschirm an. Die Forderungen aus Mitgliedsbeiträgen ergaben sich sowohl aus Periodenverschiebungen als auch aus ausstehenden Beiträgen einer Gemeinde. Die liquiden Mittel erhöhten sich durch die Darlehensgewährung im Jahr 2019 deutlich und bauen sich seither ab. Das Reinvermögen der Regio stieg in den geprüften Jahren um rund € 6.200 auf € 18.000 an. Werden die ausstehenden Mitgliedsbeiträge, deren Klärung durch die Schlichtungsstelle zum Zeitpunkt der Prüfung noch bevorsteht, nicht eingerechnet, ergibt sich eine Minderung des Reinvermögens um rund € 19.900.

Eine mittelfristige Finanzplanung unterstützt dabei, die wirtschaftliche Tragfähigkeit bzw. den zukünftigen Finanzbedarf einer Organisation in den nächsten Jahren zu ermitteln. Dazu sind bestehende und geplante Projekte sowie zu erwartende Einnahmen und Ausgaben des laufenden Betriebs rollierend abzubilden. In den Vereinen lag keine über das Budget hinausgehende finanzielle Vorschau vor.

Im Budget 2021 der Regio ist die Rückzahlung der Darlehen an die Energieregion vorgesehen. Auf der Einnahmenseite sind Mitgliedsbeiträge aller Gemeinden und Förderungen in Höhe von € 117.000 angesetzt. Sie umfassen neben jener für die IT-Kompetenzstelle eine Basisförderung von € 28.000 und eine Landesförderung für das regREK von € 42.000 sowie einen weiteren Förderbetrag in der Höhe von € 25.000.

Durch den Austritt der Marktgemeinde Hörbranz aus der Regio wird sich bei Fortbestehen dieser Kooperation die Anschubförderung für die IT-Kompetenzstelle für die letzten zwei Förderjahre 2022 und 2023 verringern. Falls die geförderte Kooperationstätigkeit weniger als zehn Jahre ausgeübt wird, wären erhaltene Beträge grundsätzlich anteilsmäßig zu erstatten. Nach Angaben der zuständigen Abteilung im Amt der Landesregierung besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Förderung in eine neue Form der interkommunalen Zusammenarbeit zu übernehmen. Konkrete Gespräche darüber wurden aber vom Vereinsvorstand noch nicht geführt.

Energieregion
Die Energieregion wies im Prüfzeitraum Gesamteinnahmen in Höhe von € 186.000 und Gesamtausgaben in Höhe von € 194.900 aus. Diese waren netto erfasst. Sowohl Einnahmen als auch Ausgaben schwankten in den einzelnen Jahren erheblich. Für den gesamten Prüfzeitraum zeigte sich ein Fehlbetrag von € 8.900 vor Berücksichtigung des Saldos der Umsatzsteuer (USt). Ohne Bereitstellung der Darlehen an die Regio ergab sich für die Energieregion ein Überschuss von € 51.100.

Mitgliedsbeiträge machten 70 Prozent aller Einnahmen im Prüfzeitraum aus. Sie schwankten, da die jährlichen Vorschreibungen variierten oder die Gemeinden Zahlungen teilweise erst in der Folgeperiode oder gar nicht beglichen. In den Jahren 2019 und 2020 wurden keine Mitgliedsbeiträge vorgeschrieben.

Verrechnungen an die Gemeinden enthielten einzelne Leistungen vor allem im Rahmen des Projekts Energiecontrolling an Schulen im Leiblachtal. In den geprüften Jahren waren dies insgesamt € 7.500. Einmalig wurde eine abzugeltende Energieberatungsleistung für die Gemeinde Hohenweiler im Ausmaß von € 1.200 nicht verrechnet.
Förderungen der Jahre 2016 bis 2018 von insgesamt € 21.600 betrafen ausschließlich das Projekt CESBA. In den Jahren 2019 und 2020 gab es keine Projektförderungen.

Projekteinnahmen umfassten in den geprüften Jahren Erlöse aus dem Buchverkauf für den Bildband in Höhe von € 17.100. Die sonstigen Einnahmen stammen zu einem überwiegenden Teil aus Rückerstattungen sowie Zinsgutschriften.

Die Ausgaben in Höhe von insgesamt € 108.200 waren geprägt von Projektaktivitäten in den Jahren 2016 bis 2018. Der überwiegende Anteil entfiel dabei auf die Projekte CESBA, Bildband sowie Engagiert Sein. In den beiden Folgejahren wurden lediglich geringe Ausgaben ausgewiesen. In den ersten zwei geprüften Jahren entrichtete die Energieregion € 4.200 für externe Koordinationsleistungen.

Die von der Energieregion getragenen Ausgaben für Büro und EDV betrugen € 5.700. Sie enthielten ab dem Jahr 2018 auch die für die Geschäftsstelle der Regio übernommenen Ausgaben für Diensthandys oder Service- und Mietkosten für den Kopierer.

In sonstigen Ausgaben waren weitestgehend Leistungen für Steuerberatung aber auch Zahlungen an das Finanzamt enthalten. Sie beliefen sich in der geprüften Periode auf insgesamt € 6.800.

Der Verein Energieregion ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. In den laufenden Aufzeichnungen werden Nettoeinnahmen bzw. -ausgaben aufgezeichnet und Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer separat erfasst. Erstellung und Einreichung der vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung, der Rückzahlungsanträge sowie der Jahres-Steuererklärungen erledigt ein Steuerberater. Bereits im Jahr 2018 entschied der Vorstand, dass Umsatzsteuervoranmeldungen zukünftig von der Finanzverwaltung erstellt werden sollten. Dies wurde aber nicht umgesetzt. Im Hinblick auf die Umsatzsteuer ergab sich im Prüfzeitraum ein kumulierter Überschuss in Höhe von € 28.200.

Die Energieregion gewährte der Regio im Prüfzeitraum drei Darlehen. Mitte 2016 überwies die buchführende Stelle € 10.000 an die Regio. In einem handschriftlichen Vermerk ist festgehalten, dass dies laut Bürgermeistern vorzunehmen sei. Ein Rückzahlungsdatum war nicht protokolliert, die Regio zahlte das Darlehen zwei Monate später zurück.
Die Vollversammlung beschloss im Jänner 2018 dem Verein erneut ein Darlehen in Höhe von € 20.000 zu gewähren. Eine zeitgerechte Tilgung unterblieb trotz vereinbartem Rückzahlungsdatum. Mahnungen bzw. Zahlungsaufforderungen sind nicht dokumentiert. Erst im Jahr 2021 wurde nach Angabe des Obmanns der Betrag beglichen. Weitere € 40.000 an die Regio überwies der Verein Ende August 2019. Ein Rückzahlungsdatum oder Zinsmodalitäten wurden nicht vereinbart.

Ebenso wie für die Regio lag auch für die Energieregion nicht in allen geprüften Jahren eine gesamthafte Vermögensübersicht vor. Eine vom Landes-Rechnungshof erstellte vereinfachte Darstellung jeweils zum Jahresende umfasste neben dem Anlagevermögen Forderungen aus Darlehen an die Regio sowie den Banksaldo. Mangels Einsicht in das Steuerkonto waren Verbindlichkeiten oder Forderungen aus diesem nicht dargestellt.

 

In den geprüften Jahren bestand das Anlagevermögen des Vereins im Wesentlichen aus einem Notebook und einem Bürostuhl für die Geschäftsstelle. Die Forderungen ergaben sich im Jahr 2016 aus Mitgliedsbeiträgen, welche erst im Folgejahr eingingen sowie aus einer Darlehensgewährung an die Regio ab dem Jahr 2019. Letztere hatte den Abbau der bis dahin ansteigenden liquiden Mittel zur Folge. In den geprüften Jahren stieg das Reinvermögen der Energieregion um rund € 50.300 an.

Die Buch- und Belegführung beider Vereine war grundsätzlich nachvollziehbar und ordnungsgemäß. Die Übernahme dieser Aufgabe durch die Finanzverwaltung ist zweckmäßig, da sie zu höherer Kontinuität führt.

Auf finanzielle Planungs- und Steuerungsaspekte legten die verantwortlichen Vereinsvorstände zu wenig Augenmerk. Das umfasst die Budgetierung sowie eine rollierende mittelfristige Finanzplanung. Der Landes-Rechnungshof betont, dass Budgets realistisch auszugestalten sind. Wesentliche Informationen daraus sollten für Mitgliedsgemeinden rechtzeitig zur Erstellung der Haushaltsvoranschläge der Gemeinden zur Verfügung stehen. Weiters bemängelt er das Liquiditätsmanagement der Regio, welches zu mehrfachen kurzfristigen Darlehensaufnahmen führte. Da unterschiedliche Akteure einzelne Aufgaben im Bereich des Finanzmanagements durchführen, braucht es sowohl eine Gesamtverantwortung und -steuerung als auch eine eindeutige Zuordnung von Zuständigkeiten und Kompetenzen für definierte Aufgaben. Dabei unterstützt eine der Größe der Organisation angemessene Geschäftsordnung des Vorstands. Sowohl Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben als auch wertmäßig definierte Befugnisse oder weitere interne Regelungen können darin festgelegt werden, beispielsweise für Unterstützungsleistungen an Dritte oder Repräsentationsaufwendungen.

Aus den vorgelegten Jahresrechnungen war die tatsächliche Vermögenslage der Vereine nicht in allen Jahren hinreichend erkennbar, da nicht sämtliche Werte berücksichtigt waren. Vereinsmitgliedern sowie grundsätzlich auch den jeweiligen Gemeindevertretungen ist eine vollständige Vermögensübersicht zu übermitteln. Nur dadurch kann ein möglichst getreues Bild der tatsächlichen Vermögenslage vermittelt werden. Der Landes-Rechnungshof vermisst vor allem eine Aufstellung sämtlicher Forderungen und Verbindlichkeiten, welche auch ausständige Mitgliedsbeiträge und Darlehen umfassen. Zudem sind offene Forderungen einzumahnen und ist Zahlungspflichten zeitgerecht nachzukommen.

Wenngleich Finanzmittel der Energieregion mangels Vereinsaktivitäten nicht benötigt wurden, sind diese dennoch nicht zur Darlehensvergabe, sondern zur Erfüllung des Vereinszwecks zu verwenden. Mit der Umsetzung der bereits vor Jahren beschlossenen Übernahme der Umsatzsteuervoranmeldungen bzw. Rückzahlungsanträgen durch die Finanzverwaltung können Einsparungen erzielt werden.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Regio zeigt seit dem Jahr 2018 strukturelle Defizite. Fixkosten insbesondere für Personal stehen nicht ausreichenden Einnahmen gegenüber. Die vom Vorstand eingeplante Fördermöglichkeit konnte nicht erreicht werden. Im Jahr 2020 hätte eine Entrichtung der Mitgliedsbeiträge der Marktgemeinde Hörbranz den Fehlbetrag zwar vermindert aber nicht vermieden. Eine vom Landes-Rechnungshof erstellte Berechnung zeigt, dass der Betrieb der Regio in der derzeitigen Form mittelfristig nur kostendeckend geführt werden kann, wenn Einnahmen aller fünf Gemeinden aus Mitgliedsbeiträgen erzielt, eine Basisförderung erhalten oder laufende Kosten deutlich verringert werden können.

Für die Inanspruchnahme und Verrechnung der Leistungen der IT-Kompetenzstelle bedarf es nach Meinung des Landes-Rechnungshofs einer Neuregelung. Grund dafür ist, dass die Marktgemeinde Hörbranz nach ihrem Austritt mangels Mitgliedschaft nicht mehr von den förderungsbedingt günstigen Konditionen profitieren kann. Dabei ist die zukünftige Form der interkommunalen Zusammenarbeit sowohl zwischen den Gemeinden als auch mit der zuständigen Förderstelle abzustimmen. Auch dienst- und steuerrechtliche Aspekte sind zu berücksichtigen. Darüber hinaus weist der Landes-Rechnungshof darauf hin, dass die jährlich sinkende und zeitlich befristete Förderung für die IT-Kompetenzstelle jährlich steigende Kosten für die Gemeinden bedeutet. Im aktuellen Verrechnungsmodell erhöht sich der Stundensatz für Leistungsabnehmer auch deswegen jedes Jahr. Somit profitierten jene Gemeinden, die Leistungen zu einem früheren Zeitpunkt in Anspruch nahmen. Eine ausgeglichene und leistungsorientierte Kostenverteilung auf die Gemeinden ist dabei zu beachten.

Eine handlungsfähige Zusammenarbeit der Gemeinden des Leiblachtals ist zentral und von zunehmender Bedeutung, um anstehende regionale Herausforderungen zu bewältigen. Dabei sollten weniger grundsätzlich machbare, sondern vielmehr geographisch sinnvolle Zusammenschlüsse im Vordergrund stehen. Hierbei nicht außer Acht gelassen werden darf insbesondere die Identifikation mit der Talschaft und bereits bestehende Kooperationen.

Erfahrungen zeigen, dass dabei unterschiedliche Zusammensetzungen die Komplexität für die beteiligten Gemeinden wesentlich erhöhen. Der Landes-Rechnungshof erinnert an den Zweck der Regio, die überparteiliche Förderung und Mitgestaltung der künftigen Entwicklung des regionalen Lebensraums Leiblachtal.

Empfehlung

15. Mittelfristige finanzielle Vorschau verbessern
16. Zeitgerechten Informationsfluss über erwartete Höhe der Mitgliedsbeiträge an Gemeinde sicherstellen
17. Jahresrechnung mit vollständiger Vermögensübersicht vorlegen
18. Angemessene Geschäftsordnung für Vorstand erarbeiten
19. Umsatzsteuervoranmeldungen und Rückzahlungsanträge durch Finanzverwaltung durchführen
20. Zukünftige Form der interkommunalen Zusammenarbeit für IT-Kompetenzstelle klären und Verrechnungsmodell anpassen

Stellungnahme des Obmanns der Vereine zum Gesamtbericht

Die Regiogemeinden bedanken sich für den ausführlichen und objektiven Prüfbericht sehr herzlich und verzichten auf eine weitere Stellungnahme. Der Bericht ist für uns eine gute Arbeitsgrundlage und hilfreich für den weiteren gemeinsamen Dialog im Leiblachtal.

Selbstverständlich werden wir alles daran setzen, die ausgesprochenen Empfehlungen entsprechend umzusetzen.

 

Bregenz, im November 2021
Die Direktorin
Dr. Brigitte Eggler-Bargehr

 

Abkürzungsverzeichnis

ARA Abwasserverband Leiblachtal
CESBA Common European Sustainable Built Environment
Assessment
Energieregion Verein Energieregion Leiblachtal
LEADER Liaison Entre Actions de Développement de l’Économie Rurale
regGEK Regionales Gesamtentwicklungskonzept
Regio Verein Regio Leiblachtal
Regionalent-
wicklung-V Regionalentwicklung Vorarlberg eGen
regREK Regionales räumliches Entwicklungskonzept
USt Umsatzsteuer