Ausgewählte externe Beratungsleistungen in Dienststellen des Amtes der Landesregierung

Zusammenfassung

Sorgfältiges Vorgehen bei externer Beratung wichtig

Zur Lösung spezifischer Aufgabenstellungen bedient sich das Land auch der Unterstützung von Beratungsunternehmen. Begründet werden Beauftragungen in der Regel mit dem Zukauf intern nicht verfügbarer Expertise oder der Einbringung einer Außenperspektive. Um bei externen Beratungsleistungen ein wirtschaftliches und zweckmäßiges Vorgehen zu gewährleisten, kommt einer soliden Vorbereitung, eindeutigen Vertragsgestaltung und angemessenen Projektsteuerung hohe Bedeutung zu. Zudem sind vergaberechtliche Bestimmungen, interne Genehmigungsvorbehalte und Dokumentationsanforderungen zu beachten. Ausgehend von einer themenspezifischen Landtagsanfrage und eigenen Analysen wählte der Landes-Rechnungshof sieben externe Beratungsleistungen für seine Prüfung aus. Sie wiesen ein Auszahlungsvolumen von insgesamt rund € 1 Mio. auf und waren unterschiedlichsten Politik­feldern zuzuordnen. Die Tagsätze der beigezogenen Unternehmen lagen einschließlich Umsatzsteuer zwischen € 1.150 und € 3.000. Fünf Beauftragungen erfolgten im Wege der Direktvergabe, zwei nach einem geladenen Realisierungswettbewerb mit nachfolgendem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung.

Verbesserungsbedarf bei elementaren Aspekten erkannt

Wenngleich die analysierten Beratungsleistungen thematisch sehr unterschiedlich waren, ergab die Prüfung im Quervergleich wiederkehrend grundlegende Mängel. Auffällig war, dass beinahe alle geprüften Aufträge trotz hoher Beträge und teils vergaberechtlicher Verpflichtung lediglich mündlich erteilt wurden, z.B. auch beim Einzelprojekt Standortmarke mit einer Auftragssumme für die Entwicklungsphase von über € 174.900. Der Landes-Rechnungshof betont u.a. aus Gründen der Rechtssicherheit die Bedeutung der Schriftform. Häufig war die Dokumentation bzw. Aktenführung verbesserungsfähig. In der überwiegenden Zahl der Fälle wurde zudem die notwendige Genehmigung der Landesregierung als Kollegialorgan erst deutlich nach Auftragserteilung oder Leistungsbeginn eingeholt. So lagen bei der Social-Media-Strategie vier Monate zwischen Beauftragung und entsprechendem Regierungsbeschluss. Wiederholt sah der Landes-Rechnungshof den Informationsgehalt von Regierungsanträgen als ausbaufähig an. Teilweise ergab sich Verbesserungsbedarf bei Einholung von Vergleichsangeboten, Abrechnung und Kontrolle sowie Abstimmung zwischen bzw. mit Dienststellen. Ein ausreichender Informationsfluss ist nicht nur wichtig, um Entscheidungsgrundlagen adäquat vorzubereiten, sondern auch um Akzeptanz für ein Vorhaben zu schaffen, wie dies beim Einzelprojekt Steuerung in der Abteilung Soziales und Integration (IVa) ersichtlich wurde.

In Einzelprojekten auch wesentliche Defizite festgestellt

Die Prüfung unterstrich die Bedeutung einer soliden Vorbereitung für die Vergabe und Abwicklung von externen Beratungsleistungen. Der Landes-Rechnungshof kritisiert, dass die Beauftragung des Konzepts für einen regionalen Schlachthof bei einer Veranstaltung mündlich ohne schriftliches Angebot und klare Festlegung von Auftragsgegenstand und -wert erfolgte. Die Fachabteilung wurde erst nachgehend eingebunden, Projektorganisation und -steuerung waren insgesamt unzureichend. Annahmen und Ergebnisse des schließlich vorgelegten Konzepts „Vorarlberger FleischWerkstatt“ zog das Land in Zweifel. Darüber hinaus mahnt der Landes-Rechnungshof allgemein mehr Sorgfalt bei der Einhaltung vergaberechtlicher Be­stimmungen und im Besonderen bei der Durchführung von Wettbewerben ein. Teilnahmevoraussetzungen sind klar zu formulieren und deren Einhaltung präzise zu überprüfen. Bei richtiger Berücksichtigung der Umsatzsteuer überschritt beim Einzelprojekt Standortmarke das eingereichte Angebot der späteren Auftragneh­merin die vorgegebene Kostenobergrenze. Dies hätte eigentlich dessen Nichtbewertung durch das Preisgericht zur Folge gehabt. Bei der Social-Media-Strategie wurde von der im Weiteren beauftragten Agenturgemeinschaft, die zum Teil bereits an der Erstellung der Wettbewerbsunterlage mitgewirkt hatte, ein nur eingeschränkt vergleichbares Angebot vorgelegt. Auch wegen einer fehlenden systematischen Kostenkontrolle kam es bei dieser Beratungs­leistung zu einer Überschreitung des genehmigten Kostenrahmens. Eine solche zeigte sich noch deutlicher beim Einzelprojekt Gehaltsreform. Sowohl Projektlaufzeit als auch abgerechnete Leistungen verdoppelten sich. Das Entgelt überschritt den relevanten Subschwellenwert für Direktvergaben schließlich erheblich. Diese Vergabeart war auf Grund einer zu optimistischen Auftragswertschätzung gewählt worden.

Richtlinie für ermittelte Erfolgsfaktoren erstellen

Basierend auf seinen Feststellungen bei den Einzelprojekten leitete der Landes-Rechnungshof neun wesentliche Erfolgsfaktoren für externe Beratungsleistungen ab. Sie reichen von der klaren Festlegung des Beratungs­gegenstands über die eindeutige Vertragsgestaltung bis zur angemessenen Kostenkontrolle. Um ein wirtschaftliches und zweckmäßiges Vorgehen in Übereinstimmung mit maßgeblichen Vorschriften zu gewährleisten, regt er an, geeignete Maßnahmen zur Einhaltung dieser Erfolgsfaktoren zu ergreifen. Als zielführend sieht er eine spezifische interne Regelung an, deren verbindliche Anwendung an die Überschreitung bestimmter Wertgrenzen gebunden sein kann. Sie soll Verantwortliche bei der Vergabe und Abwicklung von externen Beratungsleistungen unterstützen. Als sinnvoll wird erachtet, darin auf vorhandene, aber derzeit teils zu wenig bekannte oder genutzte Hilfsmittel zu relevanten Themen wie Vergabeangelegenheiten oder Projektmanagement Bezug zu nehmen. Bereits bestehende Vorlagen und Checklisten sollten vermehrt verwendet sowie leichter zugänglich gemacht werden, beispielsweise im Intranet des Landes.