Nebenbeschäftigungen

Zusammenfassung

Interessenabwägung bei Nebenbeschäftigungen

Arbeitnehmer∙innen steht es innerhalb gewisser Grenzen frei, Nebenbeschäftigungen nachzukommen. Ihr Recht auf Mehrfachbeschäftigung wurde im März 2024 ausdrücklich in der österreichischen Rechtsordnung verankert. Dennoch können bei Ausübung dieser Tätigkeiten berechtigte betriebliche Interessen beeinträchtigt werden, beispielsweise wenn eine Konkurrenzierung vorliegt, Interessenkonflikte auftreten oder Arbeitspflichten nicht ausreichend erfüllt werden. Vor diesen Risiken schützen neben der allgemeinen Treuepflicht der Mitarbeitenden bestimmte gesetzliche Nebenbeschäftigungsverbote sowie Untersagungsansprüche. Möglich ist ebenso, den Um-gang mit Nebenbeschäftigungen in Arbeitsverträgen zu vereinbaren. Diese Regelungen dürfen allerdings nicht überschießend sein und sind sachlich zu begründen, damit Beschränkungen auch tatsächlich durchsetzbar sind. Letztlich sind die Interessen auf beiden Seiten im Einzelfall gegeneinander abzuwägen.

Leitfaden für Beteiligungen des Landes erstellt

Im Vorarlberger Corporate Governance Kodex für Beteiligungsunternehmen des Landes gab es bisher nur ausdrückliche Vorgaben für Nebenbeschäftigungen von Geschäftsführenden. Sie werden darin zudem verpflichtet, u.a. für eine angemessene Korruptionsprävention zu sorgen. Dazu zählt auch die Regelung zum betrieblichen Umgang mit Nebenbeschäftigungen. Eine nähere Konkretisierung erfolgte nicht, war gegen Ende der Prüfung des Landes-Rechnungshofs aber in Vorbereitung. Im Herbst 2023 führte die für Beteiligungsmanagement und -controlling zuständige Abteilung im Amt der Landesregierung eine Erhebung durch. Dabei zeigte sich, dass ein Fünftel der angefragten Unternehmen die Anzahl der Nebenbeschäftigungen nicht dokumentiert hatte bzw. zumindest in zwei Gesellschaften dazu keine Regelungen in Arbeitsverträgen enthalten waren. Auf Basis der Erkenntnisse aus der Prüfung der vier ausgewählten Unternehmen erarbeitete der Landes-Rechnungshof einen grundsätzlichen Leitfaden. An diesem können sich Landesbeteiligungen als Mindeststandard orientieren. Effiziente Prozessschritte und wirksame Maßnahmen sind darin aufgezeigt. Insbesondere sollten in Arbeitsverträgen zumindest für entgeltliche Tätigkeiten Meldepflichten und für risikobehaftete Nebenbeschäftigungen zusätzlich Genehmigungen vorgesehen sein.

illwerke vkw gut aufgestellt, aber weiterentwickeln

Die illwerke vkw AG als Energieversorgerin und -dienstleisterin im Land ist mit ihren zwei geprüften Tochtergesellschaften in vier Geschäftsfeldern tätig. Vorgaben und Abläufe zum Umgang mit Nebenbeschäftigungen sind einheitlich geregelt und werden über eine zentrale Personalservicestelle abgewickelt. Der Genehmigungsprozess ist mehrstufig und in einen digitalen Workflow eingebettet. Dazu stehen im Intranet ein Antragsformular zur Verfügung sowie erläuternde – aber noch ausbaufähige – Informationen. Genehmigungen werden in der Regel nur mehr befristet erteilt. Ein Überblick bestehender Tätigkeiten wird regelmäßig aktualisiert. Im Jahr 2023 übten die knapp 1.600 Mitarbeitenden 134 gemeldete Nebenbeschäftigungen aus. Einige davon waren anhand der unternehmenseigenen Beurteilungskriterien zu hinterfragen. Sie
basierten überwiegend auf länger zurückliegenden und unbefristeten Genehmigungen. Um mögliche Risiken hintanzuhalten, sind hier weitreichendere Überprüfungen durchzuführen. Auch eine Kontrolle der internen Revision der illwerke vkw AG im Herbst 2023 regte an, Standardkontrollen zu implementieren. Deren Ziel ist festzustellen, ob bei nebenbeschäftigten Personen allfällige Interessenkonflikte im Rahmen von Bestellungs- bzw. Rechnungsfreigaben auftreten können. Der Landes-Rechnungshof unterstreicht die Wichtigkeit dieser Maßnahme. Mit ihrer Umsetzung wurde bereits begonnen. Weiteres Optimierungspotenzial gibt es u.a. bei einer spezifischen Organisationsrichtlinie, der Einbindung des Themas in Mitarbeitenden-Gespräche oder für Inhalte und Dokumentation von Entscheidungsmitteilungen.

Bei VOGEWOSI Prozesse noch besser aufbauen

Die Vorarlberger gemeinnützige Wohnungsbau- und Siedlungsgesellschaft mbH als wichtige Bauträgerin im Land hatte im geprüften Jahr 105 Mitarbeitende. Die Verantwortung für das Thema Nebenbeschäftigung liegt unmittelbar beim Geschäftsführer, welcher u.a. in Personalagenden durch eine Stabstelle unterstützt wird. Er führte Ende 2023 eine Abfrage über vorliegende Nebenbeschäftigungen durch. Bekanntgegeben wurden acht Aktivitäten, welche laut vorliegenden Angaben als unauffällig einzustufen sind. Die diesbezügliche Aufforderung zur Meldung war einschränkender formuliert als vertragliche Genehmigungspflichten. Die Vollständigkeit der Nebenbeschäftigungen ist jedenfalls über ein wiederkehrendes Monitoring sicherzustellen. Die aktuelle Nebenbeschäftigungsklausel im Arbeitsvertrag sieht eine Genehmigungspflicht auch für unentgeltliche Tätigkeiten vor, soweit dadurch Interessen des Betriebs berührt werden können. Darüber hinaus gibt es keine schriftlichen Vorgaben zum Umgang mit Nebenbeschäftigungen oder Informationen für Mitarbeitende. Vorhandene Anträge erfolgten formlos. Das Vorgehen ist festzulegen, intern leicht zugänglich zu machen sowie ein Antragsformular zu erstellen. Auch im Verhaltenskodex ist das Thema zu ergänzen. Weiters sind Entscheidungen immer schriftlich mitzuteilen und haben bestimmte Mindestinhalte aufzuweisen. Auf eine durchgängige Dokumentation im Personalakt ist zu achten.