Institut für Sozialdienste - Umsetzung und Kontrolle der Sozialfonds-Vorgaben - Umsetzung der Empfehlungen - barrierefreie Version

Informationen

Vorlage an Landtag und Landesregierung
Der Landes-Rechnungshof berichtet dem Landtag gemäß Art. 70 Abs. 1 der Landesverfassung über seine Tätigkeit und die Ergebnisse seiner Prüfungen aus dem Bereich des Landes. Gleichzeitig ist der Bericht der Landesregierung zu übergeben. Nach Vorlage an den Landtag sind die Berichte zu veröffentlichen.

Geprüfte Stelle
Institut für Sozialdienste, ifs, gemeinnützige GmbH sowie Abteilung Soziales und Integration (IVa) im Amt der Vorarlberger Landesregierung

Prüfzeitraum
2019 bis 2022 mit Stand September 2022

Prüfgegenstand
Umsetzungsstand der Empfehlungen aus dem Prüfbericht Institut für Sozial-dienste – Umsetzung und Kontrolle der Sozialfonds-Vorgaben, veröffentlicht im Jahr 2019

Prüfergebnis
Das Ergebnis der Prüfung wurde der Geschäftsführerin des Instituts für Sozialdienste, ifs, gemeinnützige GmbH (ifs gGmbH) am 11. Oktober 2022 und der Vorständin der Abteilung Soziales und Integration (IVa) am 12. Oktober 2022 zur Kenntnis gebracht. Die ifs gGmbH verzichtete gemäß E-Mail vom 20. Oktober 2022 auf die Abgabe einer Stellungnahme. Die Landesregierung übermittelte am 4. November 2022 eine Stellungnahme, die vom Landes-Rechnungshof in den Bericht eingearbeitet wurde.

Formale Aspekte
Im Bericht verwendete geschlechtsspezifische Bezeichnungen gelten grundsätzlich für Frauen und Männer. Gegebenenfalls wurden kaufmännische Auf- und Abrundungen vorgenommen.

Ablauf der Prüfung

Grundlage der Prüfung waren die nach § 5 Abs. 3 des Gesetzes über den Landes-Rechnungshof zu erstattenden Rückmeldungen der Rechtsträger, denen die geprüften Stellen zuzurechnen sind, über die getroffenen Maßnahmen. Diese sind dem Landtag längstens zwölf Monate nach Behandlung des Berichts im Landtag zu übermitteln. Zudem basierte die Evaluierung auf den schriftlichen Rückmeldungen dieser Rechtsträger im Rahmen der weiteren jährlichen Nachverfolgung des Umsetzungsstands seitens des Landes. Zur Überprüfung der vorliegenden Selbsteinschätzung nahm der Landes-Rechnungshof stichprobenartig in Unterlagen Einsicht und führte im August und September 2022 Gespräche mit den verantwortlichen Führungskräften. Seine daraus gewonnene Bewertung kann von der ursprünglichen Rückmeldung abweichen. Die Empfehlungen werden mit dem Stand der Bearbeitung tabellarisch aufgelistet. Der Umsetzungsstand wird in drei Kategorien eingeordnet:

umgesetzt

Die Empfehlung wurde vollständig umgesetzt.

in Arbeit

Die Empfehlung ist teilweise umgesetzt und/oder befindet sich in Bearbeitung, konkrete Schritte sind geplant.

nicht umgesetzt

Der Empfehlung wurde entweder nicht entsprochen, Schritte zur Umsetzung sind nicht geplant oder sie wurde vom betreffenden Rechtsträger abgelehnt. Auch Empfehlungen, die vom Landes-Rechnungshof mangels Anlassfällen als nicht relevant beurteilt werden, sind hier zugeordnet.

In einem Kommentar zum Umsetzungsstand erläutert der Landes-Rechnungshof ausgewählte Themen.

1 Prüfergebnisse

Der Landes-Rechnungshof prüfte von Oktober 2018 bis Jänner 2019 gemäß dem Prüfauftrag mehrerer Abgeordneter des Vorarlberger Landtags die Gebarung des Instituts für Sozialdienste hinsichtlich der Vermögens- und Eigenkapitalentwicklung. Dabei sollte geklärt werden, ob diese Mittel den Vorgaben des Landes entsprechend gebildet und damit verbundene Informationspflichten eingehalten sowie Prüfungshandlungen seitens des Landes vorgenommen wurden. Insbesondere war die Frage zu beantworten, ob für die Kapitalaufstockung Mittel des Sozialfonds verwendet wurden. Schlussendlich sollte überprüft werden, ob es Kapitalabflüsse der gemeinnützigen GmbHs zum Verein Institut für Sozialdienste gegeben hat und wenn ja, weshalb dem so war.

Im Februar 2019 veröffentlichte der Landes-Rechnungshof den Prüfbericht. Er wurde am 20. März 2019 im Kontrollausschuss behandelt. Der Landtag nahm den Prüfbericht in seiner Sitzung am 3. April 2019 einstimmig zur Kenntnis. Mit Schreiben vom 15. April 2020 berichtete die Landesregierung dem Landtag gemäß § 5 Abs. 3 des Gesetzes über den Landes-Rechnungshof, welche Maßnahmen getroffen wurden. In diesem Schreiben wurde auch auf Empfehlungen, welche an die ifs gGmbH gerichtet waren, eingegangen.

Öffentliche Diskussion über hohen Gewinnrücklagen und Kapitalerhöhung

Das Institut für Sozialdienste erbringt zahlreiche soziale Dienstleistungen im Auftrag des Landes. In den geprüften Jahren bestand es u.a. aus drei gemeinnützigen Betriebsgesellschaften – der ifs gGmbH sowie ihrer Tochterunter-nehmen ifs Familienarbeit gGmbH und ifs Schuldenberatung gGmbH. Beide wurden im Jahr 2017 auf ihre Muttergesellschaft verschmolzen. Träger der ifs gGmbH ist ein privater Verein. In Folge dieser Transaktion fassten die Gesellschaftsorgane der ifs gGmbH den Beschluss, das Stammkapital um € 3,14 Mio. auf € 3,50 Mio. zu erhöhen. Die Mittel dafür stammten aus Gewinnrücklagen, die sich Ende Dezember 2017 auf € 6,37 Mio. beliefen. Nach öffentlichen Diskussionen wurde der Landes-Rechnungshof beauftragt zu klären, warum Gewinnrücklagen in dieser Höhe aufgebaut werden konnten und inwiefern das Land seiner Verpflichtung nachkam, Sozialfonds-Vorgaben zu überprüfen.

Finanzmittel- und Eigenkapitalausstattung in letzten Jahren deutlich gesteigert

Im Prüfzeitraum finanzierten sich die ifs Gesellschaften durchschnittlich zu mehr als 80 Prozent über den Sozialfonds. Wesentliche Überschüsse aus der betrieblichen Tätigkeit, aber auch hohe Finanzerträge trugen dazu bei, dass sich sowohl der Liquiditätsgrad als auch die Eigenkapitalquote maßgeblich erhöhten. Das konsolidierte Eigenkapital stieg in den Jahren 2013 bis 2017 um 54 Prozent auf € 7,49 Mio. Zugleich nahm das Finanzvermögen beträchtlich zu. Die ifs gGmbH konnte damit eine überdurchschnittlich gute Finanzmittel- und Eigenkapitalausstattung aufbauen. Zwischen Trägerverein und ifs gGmbH bestanden in den geprüften Jahren nur geringe finanzielle Transaktionen.

Spezielle Sozialfonds-Richtlinie präzisieren, Vorgaben forciert umsetzen

Die im Jahr 2013 in Kraft getretene Sozialfonds-Richtlinie ist ein wichtiges Instrument zur Steuerung der Leistungsbeziehung zwischen Land bzw. Sozialfonds und Einrichtungen. Mit konkret vereinbarten Produkten, einem Modell für Tarifkalkulationen einschließlich Tarifüberprüfungen sowie Regelungen über Sozialfonds-Rücklagen und einzubringende Unterlagen werden zentrale Elemente festgelegt. Neue Rahmen- und Produktvereinbarungen sind dazu mit den Einrichtungen abzuschließen. Bis dahin ist die Richtlinie bereits sinngemäß anzuwenden. Dies sowie unklare Formulierungen bringen wesentliche Auslegungs- und Anwendungsschwierigkeiten v.a. bei der Rücklagenregelung mit sich. Damit sich die vollständige Umsetzung nicht noch länger verzögert, sollte die Verantwortung dafür in der zuständigen Abteilung bei einer Person im Sinne eines Projektmanagers gebündelt werden. Auch die standardisierte Tarifkalkulation ist frühzeitig zu erproben und allenfalls anzupassen.

Tarife von Einrichtungen vermehrt und systematisch durch das Land überprüfen

Positive Betriebsergebnisse und Kostenrechnungsdaten der ifs Gesellschaften weisen darauf hin, dass Tarife in bestimmten Bereichen über den tatsächlichen Kosten lagen. Über- oder Unterdeckungen sind dann kritisch, wenn sie regelmäßig sind bzw. eine Quersubventionierung zwischen verschiedenen Finanziers darstellen. Auffälligkeiten ergaben sich diesbezüglich vor allem bei der ifs Familienarbeit gGmbH. Die zuständige Abteilung nahm im Prüfzeitraum keine Tarifüberprüfungen bei den ifs Gesellschaften vor. Diese sind generell dringend notwendig und systematisch durchzuführen. Sie setzen aber aussagekräftige Kostenrechnungsdaten der Einrichtungen und entsprechendes Fachwissen in der zuständigen Abteilung voraus.

Effektivität im Controlling der zuständigen Abteilung steigern

Für die jährlichen Budgetgespräche mit den Einrichtungen bilden auch weitere Steuerungsinformationen wie Jahresabschlussdaten oder Rücklagenaufstellungen wichtige Grundlagen, die zur Festlegung von Tarifen und Budgets genutzt werden sollen. Eine vollständige und zeitgerechte Bereitstellung derartiger Informationen ist daher unabdingbar. Die ifs gGmbH lieferte Unterlagen nicht im geforderten Umfang. Jahresabschlüsse lagen der zuständigen Abteilung teils nicht zeitgerecht vor, einzelne waren nicht mehr vorhanden. Diese unterließ es großteils aber, den vollständigen Eingang systematisch zu überprüfen und allenfalls nachzufordern. Für Einrichtungen wie die ifs gGmbH, deren Leistungsangebot sich über mehrere Bereiche der zuständigen Abteilung erstreckt, besteht eine Mehrfachzuständigkeit für betriebswirtschaftliche Aufgaben. Sie stellt nicht sicher, dass eine wirtschaftliche Gesamtbetrachtung der Einrichtungen erfolgt. Inwiefern die zuständige Abteilung die Höhe der Sozialfonds-Rücklagen der ifs Gesellschaften laufend überwachte, konnte nicht konkret nachvollzogen werden. Bewusstsein für Sinn und Notwendigkeit der Controlling-Tätigkeiten in der Abteilung ist verstärkt zu schaffen.

Rücklagenbestimmung durch ifs Gesellschaften weitgehend eingehalten

Die ifs Gesellschaften führten Rücklagenaufstellungen und hielten vorgegebene Obergrenzen weitgehend ein. Allerdings nahmen sie Berechnungen nicht einheitlich vor. Bei der ifs Familienarbeit gGmbH wurde dadurch eine geringe Überschreitung der jährlichen Obergrenze nicht erkannt, weitere können bei dieser Gesellschaft nicht ausgeschlossen werden. Es gab daher keine Konsultation mit dem Land. Gemäß Berechnungen des Landes-Rechnungshofs in mehreren Szenarien verwendete die ifs gGmbH zur Erhöhung ihres Stammkapitals keine Sozialfondsmittel. Das Land wurde vorab nicht über diesen Vorgang informiert. Dies wäre aber im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem Hauptfinanzier zweckmäßig gewesen.

2 Empfehlungen

Insgesamt sprach der Landes-Rechnungshof in seinem Prüfbericht 22 Empfehlungen aus. Eine Empfehlung, welche sich auf mehrere Aspekte bezog, splittete er für die Überprüfung der Umsetzung auf. Somit wurde der Umsetzungsstand von 23 Empfehlungen analysiert. Davon waren acht an die ifs gGmbH sowie fünfzehn an die Abteilung Soziales und Integration (IVa) gerichtet. Zum Zeitpunkt der Überprüfung waren neunzehn Empfehlungen umgesetzt und vier befanden sich noch in Bearbeitung. Nicht umgesetzt wurde keine.

Umsetzungsstand der Empfehlungen

Stand September 2022

Der Landes-Rechnungshof sprach bis zum Sommer 2018 – einschließlich der in jenem Jahr begonnenen Prüfungen mit Bezug zum Sozialfonds – in 119 Prüfberichten im Bereich des Landes 1.588 Empfehlungen aus. Davon waren zum Zeitpunkt der jeweiligen Evaluierung 66 Prozent bereits umgesetzt, 25 Prozent in Bearbeitung und 9 Prozent nicht umgesetzt. Die geprüften Stellen dieses Berichts griffen somit insgesamt einen deutlich höheren Anteil von Vorschlägen auf.

 

ifs gGmbH

Grundlagen

1. Für Nutzung der Immobilien des ifs Vereins schriftliche Mietverträge abschließen

umgesetzt

2. Neuen Gesellschaftsvertrag bezüglich einzelner Unklarheiten anpassen

umgesetzt

Finanz- und Ertragslage

3. Überdeckungen bei ehemaliger ifs Familienarbeit gGmbH gemeinsam mit Land klären und Rücklage aus Sozialfondsmitteln bei Bedarf rückwirkend anpassen

umgesetzt

4. Für adäquate Verumlagung von Hilfskostenstellen sorgen

umgesetzt

Vorgaben des Landes

5. Höhe der Sozialfonds-Rücklage im Anhang zum Jahresabschluss ausweisen

umgesetzt

6. Unterlagen in gefordertem Umfang, zeitgerecht und bei bezeichneter Stelle einbringen

umgesetzt

7. Aufstellung der Sozialfonds-Rücklagen um Berechnungsmängel anpassen

umgesetzt

8. Land zukünftig über wesentliche gesellschaftsbezogene Vorgänge vorab informieren

umgesetzt

Abteilung Soziales und Integration (IVa)

Finanz- und Ertragslage

1. Überdeckungen bei ehemaliger ifs Familienarbeit gGmbH gemeinsam mit ifs gGmbH klären und Rücklage aus Sozialfondsmitteln bei Bedarf rückwirkend anpassen

umgesetzt

2. Vermehrt und systematisch Tarife überprüfen und falls erforderlich anpassen

in Arbeit

3. Angemessenheitsgrenze der Eigenkapitalquote, die im internen Standard festgelegt ist, überprüfen

umgesetzt

Vorgaben des Landes

4. Einrichtungen bis zur vollständigen Umsetzung der SFRL-SF ausdrücklich auf deren sinngemäße Anwendung hinweisen

umgesetzt

5. Abschluss der Produktvereinbarungen mit Nachdruck vorantreiben

in Arbeit

6. Verantwortung bis zur vollständigen Umsetzung der SFRL-SF bei einer Person bündeln

umgesetzt

7. Standardisiertes Tarifkalkulationsmodell mit einzelnen Einrichtungen bzw. für ausgewählte Produkte frühzeitig erproben und allenfalls anpassen

umgesetzt

8. Informationsblatt für Budget- und Tarifanträge sowie Beschreibung des Tarifkalkulationsmodells präzisieren

umgesetzt

9. Offene Fragen in § 11 SFRL-SF klären und Bestimmung anpassen

umgesetzt

10. Für Einrichtungen finanziellen Gesamtüberblick durch eine Person sicherstellen

umgesetzt

11. Unterlagen konsequent einfordern, zeitgerecht erfassen und analysieren

umgesetzt

12. Aufbereitete Steuerungsinformationen für a) Budgetgespräche

umgesetzt

und b) Tarifgenehmigungen nutzen

in Arbeit

13. Betriebswirtschaftliche Weiterbildungen der Controlling-Mitarbeitenden, insbesondere im Bereich Kostenrechnung und Bilanzanalyse, forcieren

in Arbeit

14. Interne Handlungsanleitung zur Bilanzanalyse ergänzen

umgesetzt

Anzahl Empfehlungen gesamt

19 umgesetzt

4 in Arbeit

0 nicht umgesetzt

davon ifs gGmbH

8 umgesetzt

0 in Arbeit

0 nicht umgesetzt

davon Abteilung Soziales und Integration (IVa)

11 umgesetzt

4 in Arbeit

0 nicht umgesetzt

 

3 Kommentar zum Umsetzungsstand

3.1 ifs gGmbH

Die ifs gGmbH griff sämtliche Empfehlungen auf. Dies trug zu einer Verbesserung in der Zusammenarbeit mit dem Land bei. Beispielsweise finden nunmehr rund vierteljährlich Austauschgespräche statt. Die mit der Fachabteilung durchgeführte Überprüfung von Tarifen schaffte zudem vertiefte Transparenz und führte zu entsprechenden Anpassungen. In der Folge wurde auch eine Einigung über eine deutliche Erhöhung jener Rücklage erzielt, die dem Sozialfonds zweckgewidmet zugeordnet ist. Die ifs gGmbH nahm überdies empfohlene Änderungen im Gesellschaftsvertrag vor und entwickelte ihre Kostenrechnung weiter.

Der Landes-Rechnungshof empfahl der ifs gGmbH in seinem Prüfbericht aus dem Jahr 2019 ihren Gesellschaftsvertrag anzupassen, beispielsweise um die Höhe der einbezahlten Kapitalanteile klarzustellen. Sie kam diesem Vorschlag zeitnah nach (E 2). Ebenso schloss die Gesellschaft einen schriftlichen Vertrag mit ihrem Trägerverein betreffend genutzter Immobilien (E 1). In finanzieller Hinsicht entwickelte sie u.a. ihre Kostenrechnung weiter. Dies trug zu einer zutreffenderen Verumlagung von Hilfskostenstellen bei (E 4). Dadurch wurde seitens der ifs gGmbH auch wesentlichen Anforderungen des Tarifmonitorings des Sozialfonds entsprochen. Mit diesem kann u.a. die Entwicklung von Tarifen, die ein Entgelt je Leistungseinheit darstellen und der Abrechnung zu Grunde liegen, systematisch verfolgt werden. Es unterstützt damit die Prüfung und wirtschaftliche Aufsicht.

Noch im ersten Halbjahr 2019 nahm die Abteilung Soziales und Integration (IVa) Tarifüberprüfungen vor, um gemeinsam mit der ifs gGmbH Überdeckungen bei Leistungen im Bereich Familienarbeit zu klären. Im Weiteren reduzierte das Land den entsprechenden Stundensatz. Ebenso erfolgten Anpassungen bei der Rücklage aus Sozialfondsmitteln (E 3). Gemäß der speziellen Richtlinie zur Gewährung von Förderungen und Abrechnung von Leistungen im Rahmen der indirekten Subjektförderung (SFRL-SF) sind Einrichtungen verpflichtet, aus Mitteln des Sozialfonds erwirtschaftete positive Jahresergebnisse einer Rücklage zuzuführen. Diese darf grundsätzlich nur für Zwecke verwendet werden, die im Interesse des Sozialfonds liegen. Ursprünglich hatte die ifs gGmbH diese Rücklage mit einem Betrag von € 1,65 Mio. zum 31. Dezember 2017 bestimmt. Auch auf Grund von Feststellungen des Landes-Rechnungshofs einigte sich die Gesellschaft nach mehreren Gesprächen mit Zuständigen des Landes auf einen deutlich höheren Betrag von € 2,80 Mio. zum 31. Dezember 2018. Zudem wurde die Methode zur Berechnung der jährlichen Ergebnisanteile aus sozialfondsfinanzierten Leistungen geändert. Sie werden entsprechend den Vorgaben und in Abstimmung mit der Abteilung Soziales und Integration (IVa) nunmehr produktorientiert ermittelt. Dies ermöglicht, Über- oder Unterdeckungen von Leistungsbereichen – auch in Abgrenzung zu anderen Finanziers – korrekt abzubilden (E 7). Seit dem Jahresabschluss 2020 stellt die Gesellschaft die Höhe der Sozialfonds-Rücklage wie empfohlen in ihrem Anhang dar (E 5).

Zwischen der Geschäftsführerin der ifs gGmbH und Vertretern des Landes finden seit dem Jahr 2019 regelmäßige, rund vierteljährliche Austauschgespräche statt. Diese strukturierte Kommunikation unterstützt eine zeitnahe Information des Landes über wesentliche gesellschaftsbezogene Vorgänge (E 8). Stichprobenartig prüfte der Landes-Rechnungshof, ob für Budget- und Tarifanträge relevante Unterlagen in gefordertem Umfang, zeitgerecht und bei der bezeichneten Stelle eingebracht wurden. Dabei ergaben sich keine Auffälligkeiten (E 6).

3.2 Abteilung Soziales und Integration (IVa)

Die Abteilung Soziales und Integration (IVa) setzte einen Großteil der Empfehlungen um. Wichtige Vorschläge be-fanden sich noch in Bearbeitung, wie jene zum Abschluss von Produktvereinbarungen bzw. Leistungsverträgen oder zur systematischen Tarifüberprüfung. Für Letztere wurde mit dem neuen Tarifmonitoring aber eine zweckmäßige Basis erarbeitet. Damit kann bei sozialfondsfinanzierten Leistungen erhöhte Kosten- und Erlöstransparenz geschaffen werden. In Gesprächen mit der geprüften Dienststelle zeigte sich weiterer abteilungsinterner Abstimmungsbedarf, wie bei der Gestaltung von Budgetgesprächen mit den Einrichtungen. Der Landes-Rechnungshof regt die Klärung dieser Themen an.

Schwerpunkt der evaluierten Prüfung aus dem Jahr 2019 bildeten Fragestellungen zur Umsetzung und Kontrolle der Vorgaben des Sozialfonds. Letztere ergaben sich vor allem aus Richtlinien, die im Jahr 2013 neu erarbeitet und beschlossen wurden. Mit ihnen sollten die Steuerung des Sozialfonds verbessert sowie der Planungs- und Budgetierungsprozess mit den Einrichtungen auf einheitliche Grundlagen gestellt werden. Dafür sah die SFRL-SF spezifische Regelungen vor, u.a. zu standardisierten Tarifkalkulationen, abzuschließenden Rahmen- und Produktvereinbarungen, bereitzustellenden Unterlagen und zu bildenden Rücklagen aus Sozialfondsmitteln. Da die Umsetzung bis zur Prüfung des Landes-Rechnungshofs im Jahr 2019 nicht ausreichend gelang, sprach er in seinem Prüfbericht mehrere Empfehlungen aus, beispielsweise zur zeitnahen Erprobung der standardisierten Tarifkalkulationen.

Aufbauend auf Tarifüberprüfungen – u.a. mit der ifs gGmbH im Bereich Familienarbeit (E 1) – testete und überarbeitete die Abteilung Soziales und Integration (IVa) unter Einbindung von Vertretern der privaten Sozial- und Gesundheitsorganisationen das ursprüngliche Tarifkalkulationsmodell. Dieser Prozess wurde im Frühjahr 2022 abgeschlossen und mündete in einem neuen Modell zum Tarifmonitoring. Unterlagen gemäß dem adaptierten Ansatz waren durch die Einrichtungen erstmals im Rahmen der Budget- und Tarifanträge 2023 einzureichen (E 2, 7). Der Landes-Rechnungshof hebt die erzielten Fortschritte positiv hervor. Zudem sieht er im neu erarbeiteten Monitoring grundsätzlich eine zweckmäßige Basis, um bei sozialfondsfinanzierten Leistungen erhöhte Kosten- und Erlöstransparenz zu schaffen. Dies unterstützt die Steuerung des Leistungsangebots und fördert die Kommunikation mit den Einrichtungen. Auch vor dem Hintergrund des damit verbundenen Aufwands betont er aber, dass eine entsprechende Umsetzung bzw. Nutzung der erhobenen Daten sicherzustellen ist. Dazu tragen u.a. ein abgestimmtes und planmäßiges Vorgehen, zweckmäßig definierte Zuständigkeiten sowie eine zielführende Aufbereitung erlangter Steuerungsinformationen bei. Auf Grund von Gesprächen mit der geprüften Dienststelle erkennt der Landes-Rechnungshof diesbezüglich noch abteilungsinternen Abstimmungsbedarf.

Um gesamthaft die Umsetzung der SFRL-SF voranzutreiben, regte der Landes-Rechnungshof in seinem Prüfbericht aus dem Jahr 2019 an, die entsprechende Verantwortung bei einer Person zu bündeln. Eine explizite Benennung eines Projektmanagers bzw. einer Projektmanagerin erfolgte zwar nicht. Mitarbeitende des u.a. für Controlling zuständigen zentralen Fach- bzw. Funktionsbereichs übernahmen aber themenspezifisch federführende Rollen, wie bei der Überarbeitung des Tarifkalkulationsmodells (E 6). Seit Anfang 2022 fordert das zentrale Controlling zudem rund vierteljährlich den Umsetzungsstand der Produktvereinbarungen bzw. Leistungsverträge bei den dafür verantwortlichen Fachbereichen ein. Zuvor erfolgte dies vereinzelt und unregelmäßig. Mit Stand August 2022 waren 69 von aktuell 190 bzw. etwas mehr als ein Drittel unterzeichnet, wobei deutliche Unterschiede zwischen den Fachbereichen bestanden (E 5). Der Landes-Rechnungshof bemängelt den nach wie vor niedrigen Umsetzungsstand. Er betont nachdrücklich die Bedeutung entsprechender Vereinbarungen bzw. Verträge u.a. für die Leistungssteuerung des Sozialfonds.

Offene Fragen hinsichtlich der Bestimmung zu Rücklagen aus Sozialfondsmitteln, die der Landes-Rechnungshof im Prüfbericht 2019 thematisierte, klärte die Abteilung Soziales und Integration (IVa) zeitnah. Noch im Herbst desselben Jahres beschloss das Kuratorium des Sozialfonds die überarbeitete Regelung (E 9). Dabei gingen die vorgenommenen Änderungen allerdings über die im Prüfbericht 2019 dargestellten Fragen hinaus. Beispielsweise wurde von Rücklagenobergrenzen abgegangen und ein Richtwert für den Rücklagenbestand definiert, der jedoch keine Ansprüche der Einrichtungen begründen soll. Der Landes-Rechnungshof äußerte diesbezüglich im Rahmen der Überarbeitung Bedenken. Über die Höhe der Sozialfonds-Rücklage der ifs gGmbH fand die Abteilung Soziales und Integration (IVa) mit der Gesellschaft nach mehreren Gesprächen eine Einigung (E 1). Mit anderen Einrichtungen erfolgt eine entsprechende Abstimmung und Festlegung bislang weitgehend nicht.

Im Nachgang zur Prüfung des Landes-Rechnungshofs legte die Abteilung Soziales und Integration (IVa) verstärktes Augenmerk darauf, relevante Unterlagen – wie Jahresabschlüsse – konsequent einzufordern, zeitgerecht zu erfassen und zu analysieren (E 11). Das zentrale Controlling sah zudem Kontrollschleifen vor, um dies erforderlichenfalls bei den jeweils zuständigen Mitarbeitenden einzumahnen. Zur Verbesserung trug auch bei, dass Einrichtungen konkreten Bediensteten bzw. Stellen zugeordnet wurden. Dies unterstützt einen finanziellen Gesamtüberblick (E 10). Einrichtungen mit hohen Leistungssummen oder fachübergreifendem Leistungsangebot sind dabei einer Person im zentralen Controlling zugeteilt. In Ergänzung zu den Jahresabschlüssen der Einrichtungen stehen mit dem neuen Tarifmonitoring nunmehr auch wichtige interne Kostenrechnungsdaten in strukturierter Form zur Verfügung. Sie sollen künftig u.a. in die jährlichen Tarifgenehmigungen einfließen (E 12b). Ihre Analyse obliegt gemäß der geprüften Dienststelle grundsätzlich den dezentral, in den jeweiligen Fachbereichen angesiedelten betriebswirtschaftlichen Mitarbeitenden. Der Landes-Rechnungshof betont die Bedeutung einer gesamthaften Betrachtung von Daten des externen und internen Rechnungswesens für eine profunde finanzielle Analyse. Er weist darauf hin, dass dies bei großen, fachübergreifend tätigen Einrichtungen auf Grund der derzeitigen Aufgabenzuordnungen – Bilanzanalyse durch das zentrale Controlling und Tarifüberprüfungen dezentral durch die Fachbereiche – formal nicht gewährleistet ist.

Um zu beurteilen, inwiefern finanzielle Steuerungsinformationen u.a. für Budgetgespräche genutzt wurden, sichtete der Landes-Rechnungshof stichprobenartig entsprechende Aktenvermerke. Dabei zeigte sich, dass in diesen Gesprächen auch auf finanzielle Aspekte wie Rücklagen eingegangen wurde (E 12a). Die jeweiligen Fachbereiche verwendeten dieses Instrument aber in unterschiedlichem Ausmaß. Das zentrale Controlling gibt im Rahmen der Bilanzanalyse aufbereitete Informationen derzeit in der Regel mündlich und bei Auffälligkeiten an die einzelnen Fachbereiche weiter. Ein darüber hinausgehender strukturierter und abgestimmter Informationsfluss bestand auskunftsgemäß bislang nicht. Ebenso zeigte sich bezüglich Gestaltung und Einbindung des zentralen Controllings in die Budgetgespräche noch abteilungsinterner Klärungsbedarf. Gegenüber dem Landes-Rechnungshof führte die Abteilung Soziales und Integration (IVa) aus, dass sich die Struktur für standardisierte Budgetgespräche mit Fixpunkt Rücklagenbildung gerade im Aufbau befinde.

Hinsichtlich der fachspezifischen Weiterbildung betriebswirtschaftlicher Mitarbeitenden erkennt der Landes-Rechnungshof Bestrebungen seitens der Abteilung Soziales und Integration (IVa). Zum Zeitpunkt der Prüfung waren jedoch einschlägige Weiterbildungen noch offen (E 13). Diese Empfehlung war daher als in Arbeit zu bewerten. Die geprüfte Dienststelle passte die Handlungsanleitung zur Bilanzanalyse an. In dieser wird nunmehr auch auf Aspekte der SFRL-SF Bezug genommen, wie Rücklagen aus Sozialfondsmitteln (E 14). Dieser interne Standard enthält zudem Richtwerte für bestimmte Kennzahlen. In seinem Bericht aus dem Jahr 2019 empfahl der Landes-Rechnungshof die Angemessenheitsgrenze der Eigenkapitalquote zu überprüfen. Die Abteilung Soziales und Integration (IVa) setzte sich damit auseinander. Sie entschied jedoch, die ursprüngliche Bandbreite beizubehalten. Zur Sensibilisierung der zuständigen Mitarbeitenden fügte sie jedoch Erläuterungen bei. In diesen sind auch mögliche nachteilige Aspekte einer erhöhten Eigenkapitalquote der Einrichtungen für den Sozialfonds angeführt, wie die Bindung öffentlich bereitgestellter Mittel (E 3).

Das Prüfergebnis betreffend den „Umsetzungsstand der Empfehlungen aus dem Prüfbericht Institut für Sozialdienste – Umsetzung und Kontrolle der Sozialfonds-Vorgaben“ wird zur Kenntnis genommen.

 

Bregenz, im Dezember 2022

Die Direktorin
Dr.in Brigitte Eggler-Bargehr

 

Abkürzungsverzeichnis

 

ifs gGmbH	Institut für Sozialdienste, ifs, gemeinnützige GmbH
SFRL-SF	Spezielle Richtlinie des Sozialfonds zur Gewährung von Förderungen und die Abrechnung von Leistungen im Rahmen der indirekten Subjektförderung